9153

Myten om hälsovårdens IT-projekt

Av diskussionerna om hälsovårdens offentliga IT-projekt får man lätt uppfattningen att projekten alltid misslyckas [1,2]. Tidtabellen eller budgeten håller inte och resultaten motsvarar inte de uppsatta målen. Det är faktiskt en allmänt känd myt att utvecklingen av hälsovårdens processer förbrukar väldigt mycket resurser och är tidskrävande.

Vi kan dock krossa myten med en gång – det ligger nämligen inte alltid till så.  Offentliga IT-projekt kan lyckas och lyckas också bara projektet planeras, följs upp och genomförs med omsorg. Om man förstår vad IT-projekten i regel stupar på kan man också undvika stötestenarna.

IT-projektens vanligaste stötestenar är [3]:

  • dålig planering
  • orealistiska tidsuppskattningar
  • otydliga och ändrade mål
  • brist på stöd och kommunikation inom organisationen

Planering från början till slut

Planering är en nyckelfaktor för ett lyckat IT-projekt. Planeringen ska utvecklas detaljerat från projektets början till dess slut – men med utrymme för eventuella oväntade ändringar. Detta kräver ett handlingssätt som inbegriper regler, processer och verktyg för planering och styrning av projektet.

Utöver detta bör man redan på planeringsstadiet beakta att hälsovårdens datatekniska projekt också är förknippade med många rörliga delar och olika yrkesbakgrunder (kliniska, affärsverksamhet och IT). För att projektet ska flyta så smidigt som möjligt är det viktigt att projektets olika deltagare har gemensamt accepterade förväntningar på projektet redan från början.

Realistiska tidsuppskattningar

För att projektet ska bli framgångsrikt och i enlighet med budget och tidtabell är det ytterst viktigt att uppskatta den tid och de resurser som respektive uppgift i projektet kräver.

Det är svårt att definiera vad ”i tid” innebär om man inte skapar referensvärden från början.

Varje intressegrupp bör också granska statusen för funktionerna och tidtabellerna regelbundet för att hålla projektet på rätt spår. Detta ger teamet mer spelrum i händelse av oväntade bakslag samt gör det möjligt att genomföra åtgärder i takt med projektets ursprungliga tidtabell.

Tydliga mål

Det är viktigt att definiera och förstå målen för projektet. Vad vill man uppnå med projektet och hur det ska mätas.  Förbättrad vårdkvalitet är till exempel ett bra mål men det är också ett brett begrepp och därför behövs det konkreta mätare som stöd för granskningen av kvaliteten.

Målen ska också göras tydliga för alla som deltar i projektet. Även enkla saker har betydelse som tydliga agendor, protokoll, verksamhetsplaner och informativa e-postmeddelanden.

Likaså ska man hålla fast vid målen. Man ska till exempel inte ge avkall på de kriterier man har satt upp för leverantörerna – inte i urvalsfasen och inte heller när löften ska infrias.

Smidig kommunikation

Stopp i kommunikationen är ofta förödande för vilket projekt som helst. Om informationsutbytet inte fungerar kan projektmedlemmarna inte förbereda sig på oväntade situationer, än mindre reagera på dem. Samma gäller slutanvändarna – om de inte vet att en ändring är på gång lämnar de det sjunkande skeppet och det snabbt. Användarnas engagemang i projektet redan på ett tidigt stadium främjar ibruktagandet.

Därför bör man betona aktiv kommunikation, utbildning och medlemmarnas engagemang under projektets hela livscykel. Utöver organisationsintern kommunikation bör även den öppna kommunikationen med leverantörerna fungera.

Referenser:

[1] Talouselämä 2011: Suomella on pitkä IT-mokahistoria

[2] Malinen & Pyykkö 2010: Julkishallinnon IT-kehityshankkeiden epäonnistuminen ja siihen johtavat syyt

[3] Dwyer, Liang, Thiessen & Martini 2013: Project Management in Health and Community Services