Soite on panostanut käyttöönottoprojektiin, ja tämä näkyy hyvinä tuloksina. Vaiheistetun, syksyllä 2024 alkaneen käyttöönoton myötä Medanets Lääkitys on nyt aktiivisessa käytössä yhteensä yhdeksällä osastolla.
Lääkitys-ratkaisun hankinnan taustalla on vaikuttanut hanke, jonka tavoitteena on yhtenäistää terveydenhuollon kirjaamiskäytäntöjä koko Soiten alueella. Hankkeen yhtenä pääpainopisteenä on ollut lääkehoidon kirjaamisen yhtenäistäminen ja sitä kautta potilasturvallisuuden parantaminen. ”Organisaatiossa oli tunnistettu, että Medanets Lääkitys palvelee turvallisen lääkehoidon prosessia”, kertovat Soiten kirjaamiskoordinaattori Satu Sorvisto sekä lääkintälaitekoordinaattori Petteri Karhukorpi.
Hyvät perustelut parantavat henkilöstön sitoutumista
Lääkitys-ratkaisua lähdettiin pilotoimaan alun perin kolmessa yksikössä jo vuonna 2023, jolloin asia huomioitiin organisaation lääkehoitosuunnitelman päivityksessä. Pilotin aikana kohdattiin haasteita, joita ratkottiin muun muassa Soiten IT-yksikön toimesta. Sovelluksen käyttö ei kuitenkaan lähtenyt toivotusti käyntiin.
”Kun 2024 saimme mahdollisuuden lähteä käynnistämään projektia uudelleen lääkintälaitekoordinaattorin ja kirjaamiskoordinaattorin yhteistyönä, tunnistimme, että pilotista oli puuttunut projektijohtaminen ja riittävät resurssit hallittuun käyttöönottoon. Myös perustelut sovelluksen käytölle olivat jääneet kommunikoimatta. Hankerahoituksen ansiosta meillä oli mahdollisuus panostaa näihin”, kertoo Karhukorpi.
”Kun olemme käyneet Medanetsiin liittyviä asioita läpi, olemme tähdentäneet, miksi lääkehoidon yhtenäiset kirjaamiskäytännöt ovat tärkeitä. Medanets-sovelluksen myötä yhtenäisten kirjaamiskäytäntöjen merkitys on korostunut entisestään”, Sorvisto valottaa. ”Myös esimerkiksi ”sissien” eli sisäisten sijaisten työskentely eri yksiköissä on vaivattomampaa, kun lääkehoidon prosessit ja kirjaamiskäytännöt ovat kaikkialla pääpiirteittäin samat.”
Toinen keskeinen peruste Lääkitys-ratkaisun käyttöönotolle on lääkehoidon kirjaamisen vaatimusten tiukentuminen kansallisella tasolla. ”Medanets Lääkitys on otettu käyttöön, jotta pystymme vastaamaan tulevien vuosien muutoksiin. Olemme tämän osalta liikkeellä hyvissä ajoin”, toteaa Sorvisto.
”Henkilöstön palaute on ollut, että minkä tahansa uuden järjestelmän käyttöönotto on helpompaa, kun perusteet käyttöönotolle ovat selkeät. Hyvät perustelut helpottavat uuden tiedon omaksumista ja lisäävät sitoutumista uuteen toimintatapaan”, Karhukorpi lisää.
Käyttöönotto- ja koulutusprosessia parannettu matkan varrella: tuloksena kehittynyt koulutusmalli
Käyttöönotto toteutettiin vaiheittain, ensimmäiseksi jo aikaisempaan pilottiin osallistuneissa yksiköissä. Tämän jälkeen käyttöä laajennettiin kaksi osastoa kerrallaan. ”Otimme jokaisesta vaiheesta oppia seuraavaan”, Karhukorpi kertoo. ”Viimeisimmillä osastoilla oli huomattavasti kehittyneempi koulutusprosessi kuin ensimmäisillä. Samalla koulutuksen kattavuus parani. Ensimmäisissä käyttöönotoissa saimme noin 60–70 % henkilöstöstä koulutettua, kahden viimeisen osaston kohdalla luku oli jo lähes 100 %.”
Koulutusmallissa panostettiin erityisesti ennen käyttöönottoa tehtävään valmistelutyöhön. Aiheesta pidettiin yleisinfo osastotunneilla tai kehittämispäivissä. Tuolloin esiteltiin sovelluksen toiminta ja keskusteltiin yksikön lääkehoidon prosessista. Lisäksi käytiin läpi organisaation lääkehoidon kirjaamisohjeet. Koulutusmallissa panostettiin myös henkilökohtaisen opastuksen määrään käyttöönoton aikana. Karhukorven mukaan tämä selvästi paransi henkilöstön sitoutumista uusiin toimintatapoihin ja on näkynyt myös sovelluksen käyttöasteissa. ”Mitä enemmän olemme onnistuneet jakamaan tietoa ja tarjoamaan mahdollisuuksia päästä tutustumaan sovellukseen etukäteen, sitä paremmin käytön aloitus on sujunut. Usein kuultu kommentti on ollut, että eihän tämä ollutkaan niin vaikeaa”, vahvistaa Sorvisto.
Myös koulutuksen sisältöä hiottiin matkan varrella jatkuvasti. ”Jokaiselta osastolta nousi omia erityistilanteita, joita huomioitiin taas seuraavien yksiköiden koulutuksissa”, Karhukorpi kertoo.
| Soiten koulutusmalli: vinkit muille Lääkitys-ratkaisun käyttöönottoa suunnitteleville |
|---|
| Huolehdi lääkehoidon prosessi kuntoon – varmista, että organisaation lääkehoitosuunnitelmassa on huomiotu Medanetsin käyttöä koskeva ohjeistus. Varmista, että yksikössä noudatetaan organisaation lääkehoitosuunnitelmaa ja suunnittele mahdolliset lääkehoidon prosessin muutokset yhdessä yksikön kanssa. |
| Valmistele koulutusmateriaalit osastotunteja, kehittämispäiviä ja käyttökoulutusta varten. Käyttökoulutusrunko on hyvä tehdä kirjallisena, jotta varmistetaan samansisältöinen koulutus kaikille. |
| Perustele henkilöstölle muutoksen tarpeellisuus: esitä sovelluksen käyttötarkoitus ja millaisia vaikutuksia sillä on käytännön työhön. Järjestä osastotunteja ja/tai kehittämispäiviä aiheesta. Soitessa toimiva määrä oli 3–4 osastotuntia per osasto tai 1–2 kehittämispäivän luentoa (n. 2 h). Ajoita esittelyt mahdollisimman lähelle käyttöönottoa (1 kk sisällä). |
| Huolehdi ja testaa käyttöympäristö kuntoon: verkkoyhteydet, puhelimet, lataustelakat ym. |
| Huolehdi, että yksikkö nimeää Medanets-vastuuhenkilöt / avainkäyttäjät osastoille – perusta heille oma vertaisverkosto. |
| Järjestä käyttöönottoviikolla henkilökohtaista opastusta mahdollisimman monelle: opastuksen kesto osaamistason mukaan noin 5–30 min per hlö. Varmista opastuksen yhteydessä, että kirjaustieto siirtyy potilastietojärjestelmään. Käyttökoulutuksen runkoa voidaan hyödyntää yksikössä uusien työntekijöiden perehdytyksessä. |
| Huolehdi käyttöönottoviikon jälkeinen tuki yksikköön – sovi yhteinen seurantapalaveri yksikön kanssa palautteenantoa ja toiminnanohjausta varten. Järjestä mahdollisuus lisäkoulutukseen, jos yksikössä on siihen tarvetta. |
| Dokumentoi henkilöstön osaaminen. Varmista että ohjeet ja toimintamallit ovat kaikkien saatavilla. Soitessa tähän käytetään sähköistä laitepassia. |
| Seuraa käyttöasteita systemaattisesti ja ota osastot mukaan tilastojen tulkintaan. |
”Olemme huomanneet paljon positiivisia puolia, ennen kaikkea turvallisuuden parantumisen”
Sairaanhoitaja Kaisa Koivusalon mukaan sovelluksen käyttö ei ole tuottanut vaikeuksia. ”Sovellus itsessään oli niin helppo ja looginen käyttää, että sen käytössä ei ole ollut mitään ongelmaa. Pari kertaa kun sitä käyttää, niin sen hoksaa. Siviilielämässä kun on tottunut kännykällä touhuamaan, se on luontevaa myös töissä.”
Enemmän on ollut opeteltavaa ja muistettavaa organisaation lääkehoitoprosessiin liittyvissä asioissa. ”Tärkeintä oli käydä läpi, miten tietyt asiat on juuri meidän organisaatiossamme sovittu tehtäväksi. Esimerkiksi, miten toimitaan, jos lääke on lääkelistalla iv-lääkkeenä, mutta se annetaankin suun kautta. Myös muita erityistapauksia on, kuten lääkehoitoprosessi eristys- tai elvytystilanteissa. Leikkauspotilailla on oma potilastietojärjestelmänsä, joten toimintamalli sen yhteydessä on pitänyt sopia erikseen”, Koivusalo toteaa. ”Näiden muistaminen on ollut alkuun haastavaa, mutta aika äkkiä uusiin tapoihin kuitenkin tottuu”, hän lisää. ”Työyhteisössä olemme pohtineet näihin liittyviä asioita ja ratkaisseet haasteita yhdessä.”
Työyhteisö on huomannut Lääkitys-ratkaisun käytön hyviä puolia jo lyhyen ajan sisällä. ”Ennen kaikkea sovelluksen käyttö lisää mielestämme turvallisuutta. Sovellus auttaa huomaamaan esimerkiksi lääkepoikkeamat entistä paremmin. Arjessa tykkäämme tosi paljon siitä, että sovellus nopeuttaa työtä. Jos potilas vaikkapa soittaa kelloa ja pyytää kipulääkettä, voi mennä potilaan luota suoraan lääkehuoneeseen sovelluksen kanssa. Ennen piti mennä ensin kansliaan tarkistamaan lääkelista potilastietojärjestelmästä ja sitten vasta voi mennä lääkehuoneeseen hakemaan lääkkeet. Ajantasaiset lääkelistat ja kaikki muutkin keskeiset tiedot löytyvät sovelluksesta”, päättää Koivusalo.