Lääkitys-ratkaisun käyttöönotto: näin onnistut asiakkaidemme vinkeillä!

Sovellusasiantuntija Suvi Airaksinen Keski-Suomen hyvinvointialueelta jakoi parhaita käytäntöjä uusien lääkehoidon linjausten ja Lääkitys-mobiiliratkaisun käytön läpiviemiseen Medanets Käyttäjäpäivillä helmikuussa. Keräsimme tähän artikkeliin myös muiden asiakkaidemme vinkit.

Lääkehoidon kirjaamiselle asetetut vaatimukset ovat jo nykyisellään korkeat ja tulevaisuudessa ne kiristyvät entisestään. Taustalla on selkeä syy: lääkitysvirheet ovat yksi suurimmista haittatapahtumien ja potilasvahinkojen aiheuttajista ympäri maailman¹. Käytännössä vaatimusten mukaisen kirjaamisen toteuttaminen voi olla haastavaa.

Potilastietojärjestelmiä täydentävät mobiiliratkaisut voivat auttaa turvallisen lääkehoidon tavoitteiden saavuttamisessa ja mahdollistaa ajantasaisen ja rakenteisen lääkehoidon kirjaamisen tiukkojen vaatimusten mukaisesti. Jatkossa ne voivat toimia myös osana katkeamatonta lääkehoitoprosessia.

Vaikka Medanetsin Lääkitys-ratkaisu on teknisesti helppokäyttöinen, sen käyttöönottoon liittyy usein myös prosessimuutoksia, joiden läpivieminen kannattaa pohtia huolella. Tässä asiakkaidemme vinkit:

1. Kirkasta tavoite ja perustele muutokset
2. Tee linjaukset riittävän korkealla tasolla organisaatiossa
3. Hyödynnä kliinisiä asiantuntijoita ja muutosagentteja koulutuksessa
4. Huolehdi sisäisestä tiedonkulusta
5. Ohjeista käyttäjät riittävän yksityiskohtaisesti
6. Varmista osaaminen teoriassa ja käytännössä
7. Laajenna käyttöä maltilla

1. Kirkasta tavoite ja perustele muutokset

Lääkitys-ratkaisun käyttöönotto tarkoittaa useimmiten, että hoitajien työhön tulee yksi vaihe lisää. Siksi on tärkeää, että uuden työvaiheen tarpeellisuus perustellaan aukottomasti ja sen tavoite on kaikille selvä.

Prosessin alussa apuna voi käyttää nyky- ja tavoitetilan arviointia. Alta löydät esimerkkipohjan arvioinnille. Halutessasi voimme lähettää täytettävän pohjan organisaatiosi käyttöön!

Klikkaa kuvaa suuremmaksi!

Käyttöönottoprosessin edetessä nyky- ja tavoitetilanteen arviointiin on hyvä palata aika ajoin: missä tällä hetkellä mennään tavoitteiden saavuttamisen osalta? Mitä on vielä tehtävä, jotta päästään haluttuihin tuloksiin?

2. Tee linjaukset riittävän korkealla tasolla organisaatiossa

Useat asiakkaamme ovat havainneet, että tavoitteen saavuttamisen edellytyksenä on tehdä toimintatapalinjaus riittävän korkealla tasolla organisaatiossa. Esimerkiksi Keski-Suomessa on linjattu koko hyvinvointialueen yhteisessä ohjeessa, että kaikki lääkkeet antokirjataan niissä yksiköissä, joissa Medanets Lääkitys on käytössä. Tavoitteena on lisätä lääkitysturvallisuutta, kehittää lääkehoidon käytäntöjä kohti katkeamatonta lääkehoitoprosessia sekä nopeuttaa lääkehoidon kirjaamista. 

Haluttaessa hoitohenkilökunnalle voidaan antaa vapaus linjausten toteuttamisessa. Esimerkiksi: jos linjaus on, että potilasturvallisuuden parantamiseksi kaikki lääkkeet on jatkossa antokirjattava, niin hoitohenkilökunta saa valita kirjaamisessa käytettävän välineen (esimerkiksi työasema tai mobiililaite). Samalla on toki varmistettava alkuperäisen linjauksen asianmukainen toteutuminen. Käytännössä kätevimmäksi osoittautunut väline jää käyttöön.

3. Hyödynnä koulutuksessa kliinisiä asiantuntijoita ja muutosagentteja

Medanetsilta on saatavilla teknisten asiantuntijoiden lisäksi myös kliinisiä asiantuntijoita käyttöönoton ja koulutuksen tueksi. Asiakkaamme ovat kokeneet, että erityisesti haastavammissa käyttöönotoissa heistä on suurta hyötyä.

Organisaatiossa kannattaa koota myös sisäisten muutosagenttien verkosto³ ja hyödyntää heitä niin koulutuksessa kuin koko muutoksen läpiviemisessä. Monet asiakkaamme ovat hyötyneet Medanets-vastaavien nimeämisestä; parhaassa tapauksessa jokaisella osastolla on oma Medanets-vastaavansa. Medanets-vastaava on henkilö, joka on saanut laajemman koulutuksen Medanets-sovelluksen käytöstä. Hän toimii osaston hoitajien välittömänä apuna sovellukseen liittyvissä tilanteissa, jolloin avun pyytämisen kynnys madaltuu. Medanets-vastaavana toimimisen on koettu tuovan omaan työhön kaivattua piristystä. Se antaa työntekijälle mahdollisuuden kehittää osaamistaan.

4. Huolehdi sisäisestä tiedonkulusta

Muutoksista tiedottamisen tärkeyttä ei voi korostaa liikaa. Kaikki tiedottaminen on hyvä tehdä perustellen ja toistaa ydinviesti riittävän monta kertaa.

Keski-Suomessa yksi muutoksista oli, että lääkehoito päätettiin kirjata vain yhteen paikkaan potilastietojärjestelmässä. Muutos liittyi potilastietojärjestelmän version vaihtumiseen ja sen yhteydessä järjestettiin laajat koulutukset, jotka tukivat myös tiedonkulkua.

Ratkaisevan tärkeää on huolehtia siitä, että kaikki ammattiryhmät ovat ajan tasalla ja tietoisia siitä, miten muutokset vaikuttavat heihin ja mikä on heidän roolinsa muutoksen toteuttamisessa. Hoitaja tekee antokirjaukset, mutta jotta määrätyt lääkkeet nousevat lääkelistalle oikeassa muodossa antokirjausten tekemistä varten, on tarpeen saada myös lääkärit muutoksen taakse ja ohjeistaa, miten määräykset on jatkossa tehtävä. Työnjaosta hoitajien ja lääkärien välillä on myös hyvä sopia selkeästi: kuka tekee tarvittavat muutokset järjestelmässä, jos määräys on vahingossa tullut tehtyä väärässä muodossa?

Myös tukitoiminnoilla, kuten tietohallinnolla, tulee olla tieto muutoksista varhaisessa vaiheessa, jotta he voivat luoda tekniset edellytykset muutosten tekemiselle.

5. Ohjeista käyttäjät riittävän yksityiskohtaisesti

Asiakkaamme ovat huomanneet, että tietyt tekniset yksityiskohdat kannattaa ohjeistaa hyvin tarkasti, jotta antokirjaukset hoituvat sujuvasti.

Erityisesti on hyvä tarkentaa, mihin kohtiin potilastietojärjestelmää tiedot tulee kirjata ja missä muodossa, jotta merkinnät näkyvät oikein ja halutulla tavalla kaikkialla, missä tietoa tarvitaan. Tällaisia voivat olla esimerkiksi:

• lääkelistan huomioitavaa -kohdan merkinnät
• tiettyjen lääkkeiden annosmerkinnät ja annosten yksiköt (esim. kirjataanko annos milligrammoina vai tabletteina).

Medanets-sovelluksessa antokirjauksen tulee aina sisältää numeerinen tieto annettavasta määrästä. Ohjeistukset, miten tieto merkitään, voivat vaihdella. Lisäksi tietyn tyyppisten lääkkeiden kirjaamisessa voi olla omat erityispiirteensä, jotka vaativat erillistä ohjeistusta. Näitä voivat olla:

• lääkelaastarit ja muut lääkkeet, joita ei anneta päivittäin
• kipupumput
• opioidilääkkeet
• suonensisäiset antibiootit
• tromboosiprofylaksia.

On hyvä linjata myös, miten lääkelistan ulkopuoliset lääkkeet kirjataan ja ohjeistaa, miten jo tehdyn antokirjauksen voi poistaa tai miten sitä voi muuttaa.

6. Varmista osaaminen teoriassa ja käytännössä

Potilasturvallisuuden ja käytännön työn sujumisen kannalta on tärkeää varmistaa, että terveydenhuollon ammattilaisilla on riittävä osaaminen lääkehoidosta² ja sen osana käytettävistä digitaalisista ratkaisuista sekä teorian että käytännön tasolla. Medanets-sovellus on lääkinnällinen laite, joiden osaamisen varmistamisesta on omat sääntönsä. Osaamisen varmistamiseen on kehitetty apuvälineitä, joista yksi on laitepassi. Kanta-Hämeessä laitepasseja käytetään monenlaisten lääkinnällisten laitteiden osaamisen varmistamisessa.

7. Laajenna käyttöä maltilla

Käyttöönottoa kannattaa mahdollisuuksien mukaan porrastaa yksiköittäin tai osastoittain. Keski-Suomessa on huomattu, että maltillinen käyttöönottotahti mahdollistaa tiiviin vieriopetuksen ja varmistaa, että toimintatapa on kaikille tuttu. Käyttöönoton voi toteuttaa nopeamminkin tai kerralla kaikkialle, mutta silloin osaamisen on oltava kokonaisuudessaan hyvällä tasolla ja yksiköissä saatavilla riittävä tuki.

Lähteet:

1. Elliott et al. (2021): Economic analysis of the prevalence and clinical and economic burden of medication error in England. BMJ Quality of Safety 30: 96–105.

2. Asiakas- ja potilasturvallisuuskeskus: Osaamisen varmistamisen periaatteet. Viitattu 15.3.2024.

3. Sulava: Muutosagentti on ystäväsi. Viitattu 14.5.2024.

Tilaa Medanetsin uutiskirje ja pysy ajan tasalla ajankohtaisista uutisista, ratkaisuistamme sekä terveydenhuollon ja terveysteknologian trendeistä – saat myös kutsut tapahtumiimme ensimmäisten joukossa.