Mitä opimme ensimmäisessä suuren luokan käyttöönotossa UK:ssa? – Mobiiliratkaisun toimittajan näkökulma

Ylpeinä voimme kertoa, että ensimmäinen asiakkaamme Isossa-Britanniassa – County Durham & Darlington NHS Trust – on ottanut Medanetsin tuotantokäyttöön! Medanets-ratkaisu oli yksi useista digitaalisista työkaluista, jotka otettiin käyttöön yhdessä Oracle-Cernerin Millennium-potilastietojärjestelmän kanssa. Kyseessä oli alueen sairaaloiden historian suurin tietojärjestelmämuutos. Oli hienoa nähdä, kuinka kaikki paiskivat töitä yhteisen tavoitteen – paremman terveydenhuollon –  eteen.  

Yhtenä tiiminä kohti käyttöönottoa  

Käyttöönottopäivän lähestyessä ilmassa oli innostusta ja totta puhuen hieman jännitystäkin. Mottomme oli: ”ole valmiina kaikkeen”. Muutos olisi massiivinen ja koskettaisi yli 5 000 henkilökunnan jäsentä kahdeksalla eri toimipaikalla. Asiakas oli ottamassa käyttöön digitaaliset työkalut, jotka tukisivat puolentoista vuoden aikana eri sidosryhmien kanssa yhdessä suunniteltuja ja kehitettyjä työnkulkuja. Kaikkien projektissa mukana olleiden yhteinen pyrkimys oli saavuttaa asiakkaan tavoite, joka on tarjota potilaille maan parasta hoitoa.

Ennen käyttöönottoa tehtiin paljon suunnittelua, loputonta testausta ja käytiin lukemattomia puhelinkeskusteluja. Teimme tiivistä yhteistyötä asiakkaan kanssa saadaksemme käsityksen lähtötilanteesta, minkä jälkeen kehitimme yhdessä asiakkaan visioon sopivat ratkaisut. Tämä ei olisi ollut mahdollista ilman kaikkien sidosryhmien upeaa yhteishenkeä. Koska meillä ei vielä ole paljoa kokemusta tämän kokoluokan käyttöönotoista, kokeneiden Oracle-Cernerin kollegoiden tuki oli erittäin tervetullutta. Olimme ja olemme edelleen yhtä ja samaa tiimiä!  

 Käyttöönotto – vaikeuksista voittoon  

Ensimmäinen käyttöönottopäivä oli sunnuntai. Me projektissa mukana olleet seurasimme tilannetta innoissamme ja hermostuneina. Loppuasiakkaan digitiimi oli tehnyt erinomaista työtä ja varmistanut, että tekniikka oli valmis käyttöönottoa varten. Työ aloitettiin tapaturmapäivystyksestä, jossa havaintoarvojen kirjaaminen sähköisesti oli täysin uusi työtapa ja vaati siis kokonaisvaltaista muutosta prosesseihin. Tästä huolimatta näimme, kuinka henkilöstö otti muutoksen avosylin vastaan, sillä he tiesivät uuden toimintatavan parantavan sekä turvallisuutta että tehokkuutta. Olimme muutoksen tukena ja ratkaisimme ongelmia reaaliajassa.   

Osastoilla ratkaisu otettiin käyttöön seuraavana päivänä. Vastaan tuli useita alkuhankaluuksia, mutta taustajärjestelmätiimi ja ammattilaiset paikan päällä tunnistivat ne äkkiä. Yhdessä Oracle-Cernerin ja asiakkaan kanssa useimmat ongelmat saatiin ratkaistua nopeasti konfiguraation optimoinnilla ja korjaustiedostoilla. Kaiken aikaa tiimin työn ykkösprioriteetti oli potilasturvallisuus. Oli upea nähdä, miten kaikki kantoivat kortensa kekoon ja ratkoivat ongelmia yhdessä. Päivät olivat pitkiä ja turhauttaviakin hetkiä tuli, mutta tiimi oli sinnikäs. Saimme myös erinomaista tukea johdolta, joka luotti tiimiin.   

Tilastoja kahdelta ensimmäiseltä käyttöönottoviikolta  

Mitä opittiin:   

Käyttöönottostrategia: Hyväksi havaitun projektinhallintamallin käyttäminen auttoi toteuttamaan projektin onnistuneesti.   

Yhtenä tiiminä toimiminen: Yhteistyö asiakkaan ja potilastietojärjestelmätoimittajan kanssa ja yhtenä tiiminä työskenteleminen todella auttoi. Onnistuimme yhdessä ja ratkaisimme ongelmat yhdessä. Mitään ei olisi saavutettu ilman kaikkien sidosryhmien kovaa työtä ja sitoutumista.  

Tekijät: Osaamisen lisäksi myös tekijöiden asenteella on suuri merkitys. Kun tiimin tahtotila on se, että ongelmat ratkaistaan yhdessä, menestys on taattu.  

Viestintä: Tehokas viestintä on oleellinen osa projektia kuin projektia. Kun vastaan tulee teknisiä haasteita, ongelmasta ja ratkaisusta viestiminen loppukäyttäjille nopeasti ja tehokkaasti on tärkeää. Lisäksi on olennaista, että paikan päällä on terveydenhuoltoalan ammattilaisia, jotka puhuvat henkilöstön kanssa samaa kieltä ja ymmärtävät työnkulut.   

ICE – in case of emergency: Ole valmis, kun vastaan tulee ”hätätapauksia” (siis haasteita).  

Yhdessä: Kaikki on mahdollista!  

Tilaa Medanetsin uutiskirje ja pysy ajan tasalla ajankohtaisista uutisista, ratkaisuistamme sekä terveydenhuollon ja terveysteknologian trendeistä – saat myös kutsut tapahtumiimme ensimmäisten joukossa.