Onnistunut hoitoprosessien kehittäminen teknologian avulla – esimerkkinä lääkehoitoprosessi 

Hoitoprosessien kehittäminen teknologian avulla on kaikkien terveydenhuollon organisaatioiden yhteinen tavoite. Sen saavuttamiseksi organisaatiot hankkivat uusia työkaluja, joiden tarkoitus on digitalisoida prosesseja. Mutta miksi uusien työtapojen omaksuminen on silti usein haastavaa? Miten tilannetta voi parantaa? Näihin kysymyksiin vastaa Rune Kristiansen, joka perehtyi aiheeseen Lounais-Norjan sairaanhoito-organisaatiolle (Helse Sør-Øst) tekemässään maisterintutkielmassa.

Kristiansen keskittyi tutkielmassaan sairaanhoitajien kokemuksiin viivakoodiavusteisesta lääkkeenantoprosessista (barcode-assisted medication administration, BCMA), joka on osa katkeamattoman lääkehoidon prosessia. Kristiansenin organisaatiossa Lounais-Norjassa oli otettu käyttöön viivakoodiavusteinen lääkkeenantoprosessi, mutta uudet teknologia-avusteiset työprosessit koettiin kuitenkin haastaviksi. 

Moninaisia syitä prosessista poikkeamiseen 

”Huomasimme, että joissakin prosessin vaiheissa sairaanhoitajilla oli tapana poiketa määritellystä työtavasta ja keksiä kiertoteitä. Tutkielmani tavoitteena oli tarkastella näitä poikkeamia tarkemmin: milloin ja missä niitä tapahtuu ja miksi. Halusimme selvittää, mihin hoitoprosessien ja teknologian käytön kehittämisessä kannattaa keskittyä”, Kristiansen kertoo. 

Kristiansen kartoitti uuden digitalisoidun työprosessin haasteet havainnoimalla nykyisiä prosesseja ja tekemällä fokusryhmähaastatteluja sairaanhoitajille. Haastattelut vahvistivat havainnon siitä, että prosessista todella poiketaan. Sairaanhoitajat saattoivat jättää välistä joitakin vaiheita viivakooditunnistukseen perustuvassa potilaan lääkkeenantoprosessissa. Tähän oli moninaisia syitä. ”Tutkimukseni mukaan poikkeamat johtuivat muun muassa teknisistä ongelmista, osaamisen puutteesta ja kiireestä”, Kristiansen kiteyttää.  

Pidä koko työprosessi mielessä 

Kristiansenin havaintojen mukaan osa poikkeamista johtui siitä, että teknologinen ratkaisu, jota hoitajien olisi pitänyt käyttää, ei vastannut hoitoprosessin tarpeita. ”Kun suunnitellaan muutosta, täytyy pitää mielessä koko työprosessi. Jos teknologinen ratkaisu ei vastaa prosessin tarpeita, silloin keksitään epätoivottuja kiertoteitä ja omia ratkaisuja”, hän sanoo. 

Kristiansenin organisaatiossa sairaanhoitajat ottavat lääkekierrokselle mukaan lääkevaunut, joissa on jokaiselle potilaalle oma laatikko. Jokaisen potilaan seuraavan vuorokauden lääkkeet on annosteltu valmiiksi lääkeannospusseihin. Sairaanhoitaja menee potilaan luo ja vahvistaa henkilöllisyyden skannaamalla potilasrannekkeen, jolloin potilaan lääkelista avautuu vaunuissa olevalle kannettavalle tietokoneelle. Hoitaja avaa potilaan laatikon ja skannaa jokaisen lääkkeen, ennen kuin antaa sen potilaalle. Näin annetut lääkkeet kirjautuvat heti potilastietojärjestelmään automaattisesti. Hoitaja saa varoituksen, jos skannattu lääke ei enää vastaa lääkemääräystä, esimerkiksi jos lääkäri on keskeyttänyt lääkityksen.  

Valitse prosessiin sopivat työkalut 

”Hoitajien palautteen mukaan lääkevaunujärjestelmä toimii parhaiten tavallisilla lääkekierroksilla”, Kristiansen kertoo. ”Ongelmana ovat kuitenkin tarpeen mukaan annosteltavat lääkkeet esimerkiksi sellaisissa tilanteissa, kun potilaalla on kipuja ja hän pyytää lisää särkylääkettä. Näissä tapauksissa sairaanhoitajat joutuvat hakemaan suuret vaunut, käynnistämään tietokoneen ja kirjautumaan potilastietojärjestelmään tehdäkseen yhden ainoan antokirjauksen.” Tämä vie liikaa aikaa itse hoitotyöltä ja johtaa poikkeuksiin suunnitellusta prosessista, sillä sairaanhoitajien on saatava työnsä tehtyä. ”Palaamme taas ajatukseen siitä, onko koko työprosessi otettu huomioon. Haastateltavat toivoivat helposti mukana kulkevaa mobiiliratkaisua tarvittaessa annettaville lääkkeille, sillä se nopeuttaisi prosessia.”  

Varmista osaaminen 

Kun prosessia muutetaan, myös henkilöstön osaaminen vaikuttaa siihen, miten hyvin muutos onnistuu. Kaikkien täytyy olla perillä siitä, miksi muutos on tarpeen. Lääkehoidon kohdalla perustelu on tietenkin lisääntynyt potilasturvallisuus¹. 

Riittävä johdon tuki on kriittisen tärkeää, mutta niin on myös jokaisen sitoutuminen uudistuksiin. Jos muutoksen syyt eivät ole kaikille selvät, ongelmia nousee esiin: ”Sairaalassa voi olla vain yksi hoitaja, joka ei ymmärrä, miksi lääkehoitoprosessiin tarvitaan teknologian apua. Hänen mielestään lääkkeet voidaan antaa turvallisesti vanhalla tutulla tavalla. Tästä voi seurata dominoefekti: poikkeamat tekevät tilanteen hankalaksi seuraavalle hoitajalle, joka muuten noudattaisi uutta prosessia”, selittää Kristiansen. Tietenkin ottaa oman aikansa, ennen kuin uudesta prosessista tulee päivittäinen rutiini.  

Valmistaudu yllätyksiin 

Uudet prosessit on usein suunniteltu vähentämään inhimillisiä virheitä, erityisesti lääkehoidossa. ”Samalla kannattaa pitää mielessä, että vaikka prosessia noudatettaisiin millintarkasti, eivät kaikki virheet silti häviä kerralla. Pikemminkin esiin tulee uudenlaisia virheitä, ja täytyy olla valmiina selvittämään niitä. Neuvoni on, että odottamattomiin virheisiin kannattaa varautua etukäteen. Mitä paremmin valmistautuu, sitä paremmin käyttöönotto sujuu”, Kristiansen vakuuttaa. 

Määrittele käyttäjäystävällisyys laajasti 

Kristiansenin mukaan käyttäjäystävällisyys on kokonaisvaltaisen onnistumisen avain. Käyttäjäystävällisyyden kulmakivet kannattaa huomioida: ei liikaa klikkauksia, mahdollisimman laadukasta dataa. ”Käyttäjäystävällisyys on kuitenkin määriteltävä laajasti. Täytyy kiinnittää huomiota datan saatavuuteen: olisiko esimerkiksi siitä apua, että tietoihin pääsee käsiksi taskussa kulkevalla mobiililaitteella? Lisäksi aina kannattaa pitää koko työprosessi mielessä. Käyttäjäystävällisyys lähtee siitä, että teknologia vastaa työprosessin tarpeita.”  

Kristiansenin organisaatiossa on tutkielman myötä otettu askeleita oikeaan suuntaan. Alueellisessa tietojärjestelmässä tunnistettiin muutostarpeita, jotka raportoitiin vastuuhenkilöille. Henkilöstölle on järjestetty lisäkoulutusta, jotta osaaminen on varmasti ajan tasalla ja asenne muutoksia kohtaan myönteinen. 

Oliko projekti Kristiansenin mielestä onnistunut ja voidaanko teknologialla saada aikaan positiivisia muutoksia? Suunta on oikea. ”Kun otetaan huomioon kaikki tässä keskustelussa esiin nousseet asiat, digitaalinen teknologia voi taatusti auttaa estämään lääkitysvirheitä.” 

Lähteet: 

1. Truitt et al. (2016). Effect of the Implementation of Barcode Technology and Electronic Medication Administration Record on Adverse Drug Events.  Hospital Pharmacy. 

Runen tutkielma saatavilla norjaksi: AURA: Strekkodeassistert legemiddeladministrering (SALA) i sykehus : Omfang og årsaker til handlinger som avviker fra prosedyrer for legemiddelhåndtering (unit.no) 

Lue lisää:  

Lataa ytimekäs 15-sivuinen e-kirja, joka kokoaa yhteen faktoja ja lukuja lääkitysvirheistä sekä kuvaa katkeamaton lääkehoitoprosessia. 

Tilaa Medanetsin uutiskirje ja saat ajankohtaista tietoa meistä, ratkaisuistamme sekä terveydenhuoltoon ja terveysteknologiaan liittyvistä aiheista yhteen koottuna.