Förbättra vårdprocesser med teknik – hur lyckas man? Medicineringsprocessen som ett exempel 

Att förbättra vårdprocesser med hjälp av teknik är ett vanligt mål hos vårdorganisationer. För att detta ska bli verklighet investerar organisationer i nya verktyg som är utformade för att digitalisera befintliga processer. Men varför verkar det ofta vara så svårt att anpassa sig till nya arbetssätt? Vad kan vi göra för att förbättra situationen? Vi frågade Rune Kristiansen, som studerade detta ämne på det norska vårdorganisation Helse Sør-Øst för sin masteruppsats. 

I sitt examensarbete fokuserade Kristiansen på sjuksköterskors erfarenheter av streckkodsassisterad läkemedelsadministration (BCMA), som är en del av en oavbruten läkemedelsbehandlingsprocess (ofta benämnd som ”closed loop medication”).  Rune Kristiansens organisation, Helse Sør-Øst i sydöstra Norge, hade implementerat streckkodsassisterad läkemedelsadministration. De upptäckte emellertid att det är svårt att implementera nya arbetsprocesser som involverar teknik. 

Skälen att avvika från processen är många 

 ”Vi märkte att sjuksköterskorna i vissa skeden började åsidosätta den fastställda processen genom att komma på avvikande lösningar. Syftet med mitt examensarbete var att undersöka dessa avvikelser: när och var uppstår de, och varför? Vi ville förstå vad vi ska fokusera på när vi förbättrar vårdprocesserna och IT-användningen på sjukhus”, berättar Rune Kristiansen. 

För att kartlägga var svårigheterna att följa den nya digitaliserade arbetsprocessen fanns satte Rune Kristiansen sig för att observera den befintliga processen och genomförde fokusgruppsintervjuer med sjuksköterskorna. Intervjuerna bekräftade att avvikelser från processen förekom. Sjuksköterskorna kanske hoppade över några av stegen i den streckkodsassisterade administreringsprocessen. Orsakerna till dessa avvikelser var många. ”Min forskning visar att avvikelserna till exempel kunde bero på tekniska problem, kompetensfrågor och tidsbrist”, sammanfattar Rune Kristiansen.  

Medvetenhet om hela arbetsprocessen 

Rune Kristiansen märkte att en del av avvikelserna berodde på en dålig anpassning mellan vårdprocessen och den tekniska lösning sjuksköterskorna skulle använda. ”När man planerar en förändring som denna måste man vara medveten om hela arbetsprocessen. Om systemet inte passar med processen kommer avvikande lösningar alltid att uppstå”, säger han. 

I Helse Sør-Øst går sjuksköterskorna på en läkemedelsrunda med en läkemedelsvagn som har en låda för varje patient. Läkemedlen har förberetts för varje patient under de kommande 24 timmarna i endospåsar. Sjuksköterskan identifierar en patient genom att skanna armbandet och får på så sätt upp läkemedelslistan på en bärbar dator på vagnen. Sjuksköterskan öppnar patientens låda och skannar varje läkemedel innan det ges det till patienten – det är också här administrationsdokumentationen sker automatiskt. Sjuksköterskan får en varning om hen skannar ett läkemedel som inte stämmer överens med ordinationen, till exempel om läkaren har avbrutit en medicinering.  

Välj verktyg som passar processen 

”Sjuksköterskornas feedback var att vårt läkemedelsvagnssystem fungerar bäst under vanliga läkemedelsrundor”, berättar Rune Kristiansen. ”Det är emellertid krångligt med medicinering som administreras vid behov, som när patienten har ont och vill ha ytterligare smärtstillande. I dessa fall måste sjuksköterskorna hämta den stora vagnen, starta upp den bärbara datorn och logga in på den elektroniska journalen (EMR), bara för denna enda administrering.” Detta tar för mycket tid från själva vården och leder till avvikelser från processen som utformats, eftersom sjuksköterskorna måste få jobbet gjort. ”Vi kommer tillbaka till frågan om att tänka på hela arbetsprocessen. För användningsfallet med medicinering vid tillfälliga behov hoppades mina intervjupersoner på en mobil lösning som var lättare att bära med sig och gjorde processen mindre tidskrävande.”  

Säkra kompetensen 

En framgångsfaktor för processförändringen är personalens kompetens. Förändringsbehovet och dess motivering måste vara tydlig för alla inblandade. När det gäller medicinering är motiveringen givetvis ökad patientsäkerhet¹. 

Tillräckligt stöd från ledningen är avgörande, men detsamma gäller varje medarbetares personliga engagemang. Om ”varför” inte är tydligt för alla uppstår garanterat problem: ”Det räcker att det finns en sjuksköterska som inte inser behovet av IT-hjälp i medicineringsprocessen. Hen tycker att administreringen kan göras säkert på det gamla sättet. Men detta får en dominoeffekt: situationen blir svårare för nästa sjuksköterska som annars skulle följt den nya processen”, förklarar Rune Kristiansen. Naturligtvis kommer det att ta tid för den nya processen att sätta sig.  

Redo för överraskningar 

Nya processer utformas ofta för att eliminera den mänskliga faktorn – särskilt när man talar om medicineringsprocesser. ”Samtidigt måste man komma ihåg att även om den nya processen följs till punkt och pricka så betyder detta inte att man blir av med alla fel på en gång. Det är mer troligt att nya slags fel uppstår, och då måste man vara beredd på att ta itu med dem. Mitt råd är att man gör sig redo för detta i förväg. Ju mer du förbereder dig, desto bättre kommer implementeringen att gå”, försäkrar Rune Kristiansen. 

Definiera användarvänlighet på ett bredare sätt 

Enligt Rune Kristiansen är användarvänligheten nyckeln till övergripande framgång. De vanliga användarvänlighetsperspektiven måste beaktas: undvik för många klick, gör ditt bästa för att säkerställa datakvaliteten. ”Vi måste emellertid också definiera användarvänlighet på ett bredare sätt. Vi måste uppmärksamma datatillgängligheten. Hjälper det till exempel om du kan komma åt informationen på en mobil enhet som du har i fickan? Och tänk alltid på hela arbetsprocessen. Arbetet för användarvänlighet börjar med att anpassa tekniken efter arbetsprocessen.”  

I Helse Sør-Øst har Rune Kristiansens examensarbete medfört många steg i rätt riktning. Förändringsbehov i det regionala informationssystemet identifierades och rapporterades till rätt personer. Mer utbildning har tillhandahållits till personalen för att öka kompetensen och förändra attityder. 

Vad tycker Rune Kristiansen om framgångarna med projektet och teknikens potential att leda till positiva förändringar? Riktningen är rätt. ”Om man tänker på allt vi har diskuterat här spelar den digitala tekniken definitivt en roll i arbetet att förebygga läkemedelsrelaterade fel.” 

Källor: 

1. Truitt et al. (2016). Effect of the Implementation of Barcode Technology and Electronic Medication Administration Record on Adverse Drug Events.  Hospital Pharmacy. 

Runes avhandling finns tillgänglig på nätet på norska: AURA: Strekkodeassistert legemiddeladministrering (SALA) i sykehus : Omfang og årsaker til handlinger som avviker fra prosedyrer for legemiddelhåndtering (unit.no) 

Läs mer:  

Ladda ner en kortfattad e-bok på 15 sidor som innehåller en sammanfattning av fakta och siffror om fel vid läkemedelsadministrering samt en beskrivning av den oavbrutna läkemedelsbehandlingen. 

Prenumerera på vårt nyhetsbrev för att få den senaste informationen om oss, våra lösningar och andra ämnen inom sjukvård och hälsoteknik i ett paket.