Terveydenhuollon organisaatiomuutokset, osa 3: Muutoksen tukeminen

Toimintatapojen yhtenäistäminen tehostaa toiminnan vaikuttavuutta, mutta mitä kaikkea se vaatii? Miten uuden ratkaisun käyttöä voidaan edistää organisaatiossa? Aihetta sivuttiin useissa asiakkaidemme pitämissä esityksissä huhtikuussa järjestetyillä Medanetsin Käyttäjäpäivillä.

Lähtökohtana laatu

Terveydenhuollon organisaatioissa lähtökohtana toimintatapojen yhtenäistämiselle on, että hoidon laatu pysyisi korkeana hoitopaikasta ja hoitajasta riippumatta. Tarkoitus ei ole mikromanageerata sitä, miten terveydenhuollon ammattilaiset hoitavat potilaitaan, vaan taata korkealaatuinen ja yhdenvertainen hoito kaikille potilaille.

Käyttöön otettavat toimintatavat perustuvat laadukkaaseen ja perusteltuun tietoon. Ne auttavat organisaatiota toimimaan tehokkaasti ja tukemaan sekä henkilöstön että asiakkaiden ja potilaiden hyvinvointia.

Esimerkkitapaus: Keski-Suomen sairaanhoitopiirin uuden ohjeistuksen mukaan lääkityksen antokirjaus tulee tehdä jokaisen lääkkeenannon yhteydessä. Äkkiseltään tämä voi näyttäytyä hoitajille lisätyönä, jota aikaisemmin ei ole tarvinnut tehdä. Hyötyinä kuitenkin on turvallisempi lääkehoito, potilaan lääkehoidon tarkempi arvioiminen sekä hoitohenkilöstön oikeusturva, kun potilaalle toteutettu lääkehoito voidaan todentaa reaaliaikaisesti.

Toimintaympäristöön mukautuminen ja hyötyjen avaaminen konkretiatasolla

Maailman parastakaan ratkaisua ei oteta käyttöön, jos sen tuomia perimmäisiä hyötyjä ei ymmärretä tai sen käytölle on esteitä. Lähes poikkeuksetta uuden ratkaisun kattava käyttö edellyttää erillisiä toimenpiteitä.

Organisaatioiden on hyvä laatia jokaiselle uudelle ratkaisulle ja toimintatavalle käyttöönottostrategia sekä yksikkökohtainen etenemissuunnitelma. Samankin sairaalan sisällä eri osastojen työnkulut voivat vaihdella ja vaatia erilaista lähestymistapaa uuden ratkaisun käyttöönottoon. Suunnitelmien laatimisessa auttavat apukysymysten esittäminen ja niihin vastaaminen, esimerkiksi ”mitkä ovat eri osastojen käyttöä edistäviä ja estäviä tekijöitä?” .

Esimerkkitapaus: Nordlandin sairaalaryhmä oli hankkinut uuden ratkaisun käyttöönsä ja kutsui kaikki osastot infotilaisuuteen. Tilaisuudessa tutustuttiin uuteen ratkaisuun ja mainittiin, että osastot voisivat nyt pyytää ratkaisua käyttöönsä. Pyyntöjä ei kuitenkaan tullut. Osastot eivät hahmottaneet, miten kyseinen ratkaisu tukisi heidän työnkulkujaan. Vastuuhenkilöt ottivat seuraavaksi erilaisen lähestymistavan. He lähestyivät osastoja osastokohtaisesti ja kertoivat, miten uusi ratkaisu konkreettisesti helpottaisi juuri heidän työtään. Tämä tuotti selvästi enemmän tulosta.

Koulutus, koulutus, koulutus

Koulutustilanne on ratkaisun loppukäyttäjille usein näkyvin asia koko hankkeessa. Vaikka asiasta olisi viestitty heille jo etukäteen, tieto uudesta ratkaisusta on voinut jäädä kiireellisen työn alle. Siksi olisikin erittäin tärkeää panostaa laadukkaaseen koulutukseen, joka sisältää henkilökohtaisen koulutuksen, selkeät ohjemateriaalit, joihin voi palata myöhemmin sekä ja vastuuhenkilön yhteystiedot. Ja kuten edellinen esimerkkitapauksemme osoitti, uusi ratkaisu tulisi avata loppukäyttäjille kontekstissa: miten tämä kyseinen ratkaisu helpottaa juuri sinun jokapäiväistä työtäsi. Vältetään siis ”tässä tämä, alahan käyttää” -tilanteita.

Asetettujen tavoitteiden saavuttamista helpottaa, jos jokaiselle osastolle on nimetty omat vastuuhenkilöt tai ”muutosagentit”. Heille annetaan laajempi koulutus ratkaisun käytöstä, jolloin muu henkilöstö voi kääntyä ongelmatilanteissa heidän puoleensa.

Asiakkaidemme kokemuksia: loppukäyttäjät antavat palautetta, kysyvät neuvoa ja ilmoittavat käyttöä estävistä tekijöistä useammin, jos he voivat ottaa yhteyttä nimettyyn, tuttuun työkaveriin. Vaikka Medanetsin tuki onkin täyttä priimaa, yhteyden ottaminen oman organisaation ulkopuolelle koetaan usein työlääksi. Medanetsin kanssa enemmän tekemisissä ollut vastuuhenkilö voi tarvittaessa viedä asian eteenpäin Medanetsille matalalla kynnyksellä.

Case: Kymsoten Medanets-teemaviikko

Kymsotessa kehitettiin mobiilikirjaamista osana rakenneuudistushankketta (v. 2021).  Hankkeen tavoitteena oli kirjaamismallien ja toimintatapojen yhtenäistäminen teknologiaratkaisua hyödyntämällä. Yksi tapa, jolla asiaa edistettiin oli koko organisaation laajuinen Medanets-teemaviikko ja sen yhteydessä järjestetty kirjauskilpailu. Lopputuloksena oli, että kilpailuviikon aikana kirjausmäärät kasvoivat 28 % ja käyttöaste nousi 48 %. Muutosta tarkasteltiin vielä kuukausia kilpailun jälkeen, jolloin luvut olivat +27 % ja +32 %.

Kymsoten hanketiimin eväät onnistumiselle:

• Positiivisen ilmapiirin luominen
• Avoin kommunikointi puolin ja toisin koko organisaation sisällä
• Uuden toimintatavan puolesta puhuminen sekä hyötyjen esiin tuominen
• Käyttäjien kannustaminen ja tukeminen
• Palautteen antamisen mahdollisuus sekä ongelmien raportointi
• Hoitajataustainen hanketiimi

Tilaa Medanetsin uutiskirje ja saat ajankohtaista tietoa meistä, ratkaisuistamme sekä terveydenhuoltoon ja terveysteknologiaan liittyvistä aiheista yhteen koottuna.