Blogi

Terveydenhuollon IT-hankkeiden myytti

Keskustelut terveydenhuollon julkisista IT-hankkeista antavat helposti ymmärtää, että hankkeethan epäonnistuvat aina [1,2]. Aikataulu tai budjetti ei pidä ja tulokset eivät ole sitä mitä tavoiteltiin. Yleisesti tunnettu myytti onkin, että terveydenhuollon prosessien kehittäminen kuluttaa valtavasti resursseja ja on aikaa vievää.

Voimme rikkoa myytin kuitenkin saman tien – asia ei nimittäin ole aina näin. Julkiset IT-hankkeet voivat onnistua ja onnistuvatkin, kunhan hankkeen suunnittelu, seuranta ja toteutus tehdään huolella. Ymmärtämällä mihin IT-hankkeet yleensä kaatuvat niitä pystytään myös välttämään.

IT-hankkeiden yleisimmät kompastuskivet ovat [3]:

  • heikko suunnittelu
  • epärealistiset aika-arviot
  • epäselvät ja vaihtuvat tavoitteet
  • organisaation sisäisen tuen ja viestinnän puute

Alusta loppuun suunnitteleminen

Suunnittelu on avaintekijä IT-projektin onnistumiseen. Suunnitelma tulee kehittää yksityiskohtaisesti projektin alusta projektin loppuun asti – jättäen kuitenkin myös joustovaraa mahdollisille odottamattomille muutoksille. Tämä vaatii toimintatavan, joka sisältää sääntöjä, prosesseja ja työkaluja hankeen suunnitteluun sekä hallintaan.

Lisäksi jo suunnitteluvaiheessa tulee huomioida, että terveydenhuollon tietotekniikkahankkeisiin liittyy myös paljon liikkuvia osia ja eri ammattitaustoja (kliininen, liiketoiminta ja IT). Hankkeen sujuvuuden kannalta on tärkeää, että projektin eri jäsenillä on yhteisesti hyväksytyt odotukset projektia kohtaan jo alusta lähtien. Olennaista on myös jakaa oikeat työtehtävät oikeille ihmisille.

Aika-arviot kuntoon

Jotta hanke on menestyksellinen ja budjetin sekä aikataulun mukainen, on erittäin tärkeää arvioida projektin kunkin tehtävän suorittamiseen kuluva aika ja resurssit. On vaikeaa määritellä, mikä on ”ajoissa” ellei luo vertailuarvoja alusta alkaen.

Jokaisen sidosryhmän tulisi myös säännöllisesti tarkastella toimintojen ja aikataulujen tilaa pitääkseen projekti oikeilla jäljillä. Tämä mahdollistaa sen, että tiimillä on enemmän liikkumatilaa odottamattomien takaiskujen varalle, ja että toimenpiteet toteutetaan noudattaen hankkeen alkuperäistä aikataulua.

Tavoitteet selväksi

On tärkeää määrittää – ja ymmärtää – selkeästi hankkeen tavoitteet. Mitä hankkeen avulla pyritään saavuttamaan, ja erityisesti kuinka mitata sitä. Esimerkiksi hoidon laadun parantaminen on hyvä tavoite, mutta myös laaja käsite, minkä vuoksi sen tarkastelun tueksi tarvitaan myös konkreettisia mittareita.

Tavoitteet tulee myös tehdä selväksi kaikille projektiin osallistuville. Yksinkertaisillakin asioilla on merkitystä, kuten selkeästi järjestetyillä esityslistoilla, pöytäkirjoilla, toimintasuunnitelmilla ja tiedottavilla sähköposteilla.

Yhtä lailla tavoitteista tulee myös pitää kiinni. Esimerkiksi toimittajilta vaadittavista kriteereistä ei tule lipsua – ei valintavaiheessa eikä myöskään lupausten lunastusvaiheessa.

Viestintä sujuvaksi

Kommunikaatiokatkokset ovat usein projektin kuin projektin turma. Kun tieto ei kulje, projektin jäsenet eivät osaa varautua odottamattomiin tilanteisiin, saati sitten vastata niihin. Sama pätee loppukäyttäjiin – jos he eivät tiedä, että muutos on tulossa, he hylkäävät laivan ja nopeasti. Käyttäjien sitouttaminen hankkeeseen jo varhaisessa vaiheessa edesauttaa itse käyttöönoton sujuvuutta.

Projektin koko elinkaaren aikana tuleekin näin ollen korostaa aktiivista viestintää, koulutusta ja jäsenten sitouttamista. Organisaation sisäisen kommunikaation lisäksi avoimen kommunikaation tulee toimia myös toimittajien kanssa.

Lähteet:

[1] Talouselämä 2011: Suomella on pitkä IT-mokahistoria

[2] Malinen & Pyykkö 2010: Julkishallinnon IT-kehityshankkeiden epäonnistuminen ja siihen johtavat syyt

[3] Dwyer, Liang, Thiessen & Martini 2013: Project Management in Health and Community Services

Kiinnostuitko? Tilaa uutiskirjeemme saadaksesi tuoreimmat artikkelimme ja kuulumisemme sähköpostiisi.

Tilaa uutiskirjeemme tästä

 

Tämä sivusto käyttää evästeitä käyttökokemuksen parantamiseksi. Käyttämällä sivustoa hyväksyt evästeiden käytön. Lue lisää.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close