Implementering av Medanets Medicinering: så lyckas du med hjälp av tips från våra kunder!

Applikationsexpert Suvi Airaksinen från Mellersta Finlands välfärdsområde delade med sig av bästa praxis för implementering av de nya riktlinjerna för läkemedelsbehandling och användning av den mobila Medanets Medicinering på Medanets User Days i februari. I den här artikeln har vi också samlat tips från andra kunder.

Kraven på dokumentationen av läkemedelsbehandling är redan höga och kommer att bli ännu strängare i framtiden. Orsaken till detta är tydlig: felmedicinering är en av de största orsakerna till negativa vårdhändelser och patientskador i hela världen¹. I praktiken kan det vara utmanande att genomföra en korrekt journalföring som fyller kraven.

Mobila lösningar som kompletterar journalsystem kan bidra till att uppnå målen för säker läkemedelsbehandling och möjliggöra uppdaterad och strukturerad dokumentation av läkemedelsbehandling i överensstämmelse med strikta krav. I framtiden kan de också fungera som en del av en oavbruten läkemedelsbehandlingsprocess.

Även om Medanets Medicinering är tekniskt enkel att använda, innebär implementeringen ofta processförändringar som bör övervägas noggrant. Här följer några tips från våra kunder:

1. Klargör målet och motivera förändringarna.
2. Bestäm riktlinjen på en tillräckligt hög nivå i organisationen.
3. Ta hjälp av kliniska experter och förändringsagenter i utbildningen.
4. Säkerställ den interna kommunikationen.
5. Instruera användarna tillräckligt utförligt.
6. Säkerställ kunnandet i både teori och praktik.
7. Utöka användningen med måtta.

1. Klargör målet och motivera förändringarna

Att implementera Medanets Medicinering innebär oftast att vårdpersonalens arbete utökas med ytterligare ett steg. Det är därför viktigt att behovet av en ny fas i arbetet är fullständigt motiverat och att dess syfte är tydligt för alla.

En bedömning av nuläget och målbilden kan ligga till grund i början av processen. Nedan finns exempel på underlag för bedömningen. Om du vill kan vi skicka underlaget som du kan fylla i till förfogande för din organisation!

Klicka för att förstora bilden

Allteftersom implementeringsprocessen framskrider är det bra att då och då återkomma till bedömningen av nuläget och målbilden: var befinner vi oss just nu när det gäller att uppnå målen? Vad behöver ännu göras för att uppnå de önskade resultaten?

2. Bestäm riktlinjen på en tillräckligt hög nivå i organisationen

Det är många av våra kunder som har upptäckt att en förutsättning för att nå detta mål är att man gör en policyförklaring på tillräckligt hög nivå i organisationen. För att förbättra patientsäkerheten kan det till exempel bestämmas att alla läkemedel i fortsättningen måste läkemedelsantecknas. I Mellersta Finland har man i en gemensam riktlinje för hela välfärdsområdet fastställt att alla läkemedel läkemedelsantecknas på de enheter där Medanets Medicinering används. Målet är att öka läkemedelssäkerheten, utveckla praxis för läkemedelsbehandling i riktning mot en oavbruten läkemedelsbehandlingsprocess och påskynda dokumentationen av läkemedelsbehandlingen. 

Om så önskas kan vårdpersonalen ges frihet att tillämpa policyn, samtidigt som man ser till att den genomförs på rätt sätt. Vårdpersonalen kan till exempel få olika verktyg för att tillämpa policyn i praktiken, genom att göra en läkemedelsanteckning på en arbetsstation eller en mobil enhet. I praktiken är det den mest ändamålsenliga metoden som fortsatt används.

3. Anlita kliniska experter och förändringsagenter i utbildningen

Förutom tekniska experter har Medanets även kliniska experter som kan stödja implementering och utbildning. Våra kunder har upptäckt att de är särskilt användbara vid mer utmanande implementeringar.

Det är också bra att bygga upp ett nätverk av interna förändringsagenter inom organisationen och använda dem både för utbildning och för hela förändringsprocessen. Många av våra kunder har dragit nytta av att utse Medanets-ansvariga; helst ska varje avdelning ha en egen Medanets-ansvarig. En Medanets-ansvarig är en person som har fått omfattande utbildning i användningen av Medanets-appen. Hen är avdelningsskötarnas direkta stöd i situationer som gäller applikationen, vilket sänker tröskeln för att be om hjälp. Att vara Medanets-ansvarig har upplevts som ett välbehövligt lyft i det egna arbetet. Det ger medarbetarna möjlighet att utveckla sin kompetens.

4. Säkerställ den interna kommunikationen

Vikten av att kommunicera förändringar kan inte nog poängteras. All kommunikation ska vara motiverad och det centrala budskapet ska upprepas tillräckligt många gånger.

I Mellersta Finland var en av förändringarna beslutet att dokumentera läkemedelsbehandlingen på endast ett ställe i journalsystemet. Denna förändring var kopplad till bytet av version av journalsystemet och åtföljdes av omfattande utbildningstillfällen, vilket också stödde informationsflödet.

Det är avgörande att se till att alla yrkesgrupper är uppdaterade och medvetna om hur förändringarna kommer att påverka dem och vilken roll de har i genomförandet av förändringarna. Sjuksköterskan dokumenterar läkemedelsanteckningarna, men för att de ordinerade läkemedlen ska visas på läkemedelslistan i rätt format för läkemedelsanteckningar, är det nödvändigt att få läkarna att stå bakom förändringen och instruera dem om hur de ska göra recepten i fortsättningen. Arbetsfördelningen mellan sjuksköterskor och läkare bör också vara tydligt överenskommen: vem ska göra de nödvändiga ändringarna i systemet om en ordination av misstag utfärdas i fel format?

Även stödfunktioner som IT-administrationen behöver få kännedom om förändringar i ett tidigt skede, för att kunna skapa de tekniska förutsättningarna för att förändringarna ska kunna genomföras.

5. Instruera användarna tillräckligt utförligt

Våra kunder har upptäckt att vissa tekniska detaljer måste instrueras mycket detaljerat för att säkerställa att läkemedelsanteckningen sker smidigt.

I synnerhet är det bra att precisera var i journalsystemet uppgifterna ska registreras och i vilket format, så att registreringarna visas korrekt och på önskat sätt där informationen behövs, till exempel i Medanets-appen. Sådana är till exempel:

• noteringarna i avsnittet ”Vad bör observeras” i läkemedelslistan
• dosmarkering och doseringsenheter för vissa läkemedel (t.ex. om dosen anges i milligram eller tabletter).

I Medanets måste läkemedelsanteckningen alltid innehålla en numerisk angivelse av den mängd som ska administreras. Instruktionerna om hur uppgiften ska anges kan variera. Dessutom kan dokumentationen av vissa typer av läkemedel ha sina egna särdrag som kräver separata instruktioner. Dessa kan vara:

• medicinplåster och andra läkemedel som inte administreras dagligen
• smärtpumpar
• opioidläkemedel
• intravenösa antibiotika
• trombosprofylax.

Det är också en god idé att redogöra för hur man registrerar läkemedel som inte finns med på läkemedelslistan och att ge instruktioner om hur man raderar eller ändrar en befintlig läkemedelsanteckning.

6. Säkerställ kunskaperna i teorin och praktiken

För patientsäkerheten och för att verksamheten ska fungera smidigt är det viktigt att vårdpersonalen har tillräckliga kunskaper om läkemedelsbehandling² och de digitala lösningar som de använder i sitt arbete, både teoretiskt och praktiskt. Medanets-appen är en medicinteknisk produkt och det finns regler för att säkerställa dess kompetens. Verktyg har tagits fram för att säkerställa kompetensen, bland annat produktpasset. I Egentliga Tavastland används produktpass för att säkerställa medicintekniska produkters kompetens inom ett brett spektrum.

7. Utöka användningen med måtta

Om möjligt bör implementeringen ske stegvis per enhet eller avdelning. I Mellersta Finland har man noterat att en måttlig implementeringstakt möjliggör intensiv kamratundervisning och säkerställer att verksamhetsmetoden är bekant för alla. Implementeringen kan också genomföras snabbare eller överallt på en gång, men det måste göras med en god övergripande kompetensnivå och tillräckligt stöd i enheterna.

Källor:

1. Elliott et al. (2021): Economic analysis of the prevalence and clinical and economic burden of medication error in England. BMJ Quality of Safety 30: 96–105.

2. Klient- och patientsäkerhetscentret: Osaamisen varmistamisen periaatteet (på finska). Hämtad 15.3.2024.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev för att få den senaste informationen om oss, våra lösningar och andra ämnen inom sjukvård och hälsoteknik i ett paket.