Terveydenhuollon organisaatiomuutokset, osa 1: IT-hankkeiden myytti

Blogiartikkeli on julkaistu alun perin 21.8.2017 ja sitä on päivitetty kauttaaltaan 22.11.2021.

Keskustelut terveydenhuollon julkisista IT-hankkeista antavat helposti ymmärtää, että hankkeethan epäonnistuvat aina^1,2. Aikataulu tai budjetti ei pidä eivätkä tulokset ole sitä mitä tavoiteltiin. Yleisesti tunnettu myytti onkin, että terveydenhuollon prosessien kehittäminen vie valtavasti aikaa ja resursseja vain kuluu.

Voimme murtaa myytin kuitenkin saman tien – asia ei nimittäin ole aina näin. Julkiset IT-hankkeet voivat onnistua ja onnistuvatkin, kunhan hankkeen suunnittelu, toteutus ja seuranta tehdään huolella. Ymmärtämällä, mihin IT-hankkeet yleensä kaatuvat, virheitä pystytään myös välttämään. Oleellista on huomata, että IT-hankkeisiin liittyy aina organisaatiomuutos, joka on ilmiönä laajempi kuin pelkkä teknisen ratkaisun käyttöönotto. Myönteisiksi ja onnistuneiksi koetuilla organisaatiomuutoksilla on kuitenkin tutkitusti myönteinen yhteys työn imuun, vähäisempään työhön leipääntymiseen ja työpaikkojen menestystekijöihin³.

IT-hankkeiden yleisimmät kompastuskivet ovat⁴:

• epäselvät ja vaihtuvat tavoitteet
• heikko suunnittelu
• epärealistiset aika-arviot
• organisaation sisäisen tuen ja viestinnän puute

Tarkoitus ja tavoitteet selväksi

Kaikki lähtee muutostarpeen määrittelystä. Heti alussa on tärkeää keskustella siitä, miksi hanke on tarpeellinen.

Samalla hankkeen tavoitteet on määriteltävä selkeästi. Mitä hankkeen avulla pyritään saavuttamaan?  Mistä huomaamme muutoksen, kuinka mittaamme tavoitteiden saavuttamista?

Tavoitteen on hyvä olla tarpeeksi tarkka, mitattava, aikasidonnainen, realistinen ja tavoittelemisen arvoinen⁵. Nykytila-analyysin pohjalta tavoite on helpompi asettaa tasolle, joka on myös saavutettavissa. Tällöin vältetään liian suureellisten tavoitteiden saavuttamatta jäämisestä syntyvä lannistuminen.

Esimerkiksi hoidon laadun parantaminen on hyvä tavoite, mutta myös laaja käsite, minkä vuoksi sen tarkastelun tueksi tarvitaan myös konkreettisia mittareita. Tavoitteet ja mittarit tulisi määritellä nykytila-analyysin pohjalta.

On tärkeää, että kaikilla muutokseen osallistuvilla on yhteinen näkemys muutoksen tarpeellisuudesta ja tavoitteet kirkkaina mielissä. Olennaista on muutosviestinnän onnistuminen. Yksinkertaisillakin asioilla on merkitystä, kuten selkeästi järjestetyillä esityslistoilla, pöytäkirjoilla, toimintasuunnitelmilla ja tiedottavilla sähköposteilla.

Yhtä lailla tavoitteista tulee myös pitää kiinni. Esimerkiksi toimittajilta vaadittavista kriteereistä ei tule lipsua – ei valintavaiheessa eikä myöskään lupausten lunastusvaiheessa.

Alusta loppuun suunnitteleminen

Suunnittelu on avaintekijä IT-hankkeen onnistumiseen. Suunnitelma tulee kehittää yksityiskohtaisesti projektin alusta projektin loppuun asti – jättäen kuitenkin myös joustovaraa mahdollisille odottamattomille muutoksille.

Tärkeitä kysymyksiä ovat esimerkiksi: Millä käytännön toimenpiteillä saavutamme tavoitteet? Miten varmistamme, että meillä on muutokseen tarvittava osaaminen? Miten saamme koko henkilöstön mukaan muutokseen? Miten, missä ja kenen toimesta seuraamme suunnitelman toteutumista? Tämä vaatii toimintatavan, joka sisältää sääntöjä, prosesseja ja työkaluja hankeen suunnitteluun sekä hallintaan.

Lisäksi jo suunnitteluvaiheessa tulee huomioida, että terveydenhuollon tietotekniikkahankkeisiin liittyy paljon liikkuvia osia ja eri ammattitaustoja (kliininen, liiketoiminta ja IT). Hankkeen sujuvuuden kannalta on tärkeää, että projektin eri jäsenillä on yhteisesti hyväksytyt odotukset projektia kohtaan alusta lähtien. Olennaista on myös jakaa oikeat työtehtävät oikeille ihmisille.

Aika-arviot kuntoon

Jotta hanke on menestyksellinen ja budjetin sekä aikataulun mukainen, on erittäin tärkeää arvioida kunkin tehtävän suorittamiseen kuluva aika ja resurssit.

On vaikeaa määritellä, mikä on “ajoissa”, ellei luo tavoitearvoja alusta alkaen.

Suunnitelman toteutumista tulee seurata säännöllisesti. Olisi hyvä, jos jokainen sidosryhmä tarkastelisi toimenpiteiden ja aikataulujen tilannetta omalta osaltaan säännöllisesti ja näin sitoutuisi kokonaishankkeen pitämiseen oikeilla raiteilla.

Aikatauluja ei kuitenkaan kannata alussa laatia liian tiukoiksi. Tämä mahdollistaa sen, että tiimillä on enemmän liikkumatilaa odottamattomien tilanteiden varalle.

Viestintä sujuvaksi

Kommunikaatiokatkokset ovat usein projektin kuin projektin turma. Kun tieto ei kulje, projektin jäsenet eivät osaa varautua odottamattomiin tilanteisiin, saati sitten vastata niihin. Sama pätee IT-ratkaisun loppukäyttäjiin – jos he eivät tiedä, että muutos on tulossa, he hylkäävät uppoavan laivan ja nopeasti. Käyttäjien sitouttaminen hankkeeseen jo varhaisessa vaiheessa edesauttaa itse käyttöönoton sujuvuutta.

Projektin koko elinkaaren aikana tuleekin näin ollen korostaa aktiivista viestintää, koulutusta ja jäsenten sitouttamista heitä kuunnellen ja heidän huoliinsa vastaten. Organisaation sisäisen kommunikaation lisäksi viestinnän tulee toimia myös toimittajien ja muiden sidosryhmien kanssa.

Muutoksen arviointi

Sen lisäksi, että muutosta arvioidaan jatkuvasti toteutusta seurattaessa, myös hankkeen loppuarviointi on tärkeä. Loppuarviointia kannattaa tehdä koko hanketiimin kesken ja sen tuloksista viestiä koko työyhteisölle. Saavutimmeko tavoitteen, ja mistä sen huomaamme? Mitä opimme paitsi asioista, joita pyrimme muuttamaan ja kehittämään, myös kehittämisprosessista itsestään? Miten viestimme muutoksesta ja miten jatkamme tästä eteenpäin?

Ja ennen kaikkea – miten iloitsemme tuloksesta?

Lähteet:

[1] Talouselämä (2011): Suomella on pitkä IT-mokahistoria.

[2] Malinen & Pyykkö (2010): Julkishallinnon IT-kehityshankkeiden epäonnistuminen ja siihen johtavat syyt.

[3] Rastor-instituutti (2021): Johtamisen ja yritysjohtamisen erikoisammattitutkinto, oppimateriaalit.

[4] Dwyer, Liang, Thiessen & Martini (2013): Project Management in Health and Community Services.

[5] Sitra (2016): SMART-tavoite. Viitattu 23.8.2021.

Tilaa Medanetsin uutiskirje ja pysy ajan tasalla ajankohtaisista uutisista, ratkaisuistamme sekä terveydenhuollon ja terveysteknologian trendeistä – saat myös kutsut tapahtumiimme ensimmäisten joukossa.