Sjukvårdens organisationsförändringar, del 3: Att stödja förändring

En harmonisering av praxis effektiviserar verksamhetens genomslagskraft, men vad är det som krävs för detta? Hur kan man främja användandet av en ny lösning i en organisation? Ämnet tangerades av flera kunder i deras föredrag på Medanets User Days som ordnades i april.

Kvalitet som utgångspunkt

Utgångspunkten för harmoniseringen av praxis i hälsovårdsorganisationer är att vårdens kvalitet ska hållas på en hög nivå oavsett vårdplats och vårdare. Avsikten är inte att mikromanagera hur vårdpersonalen sköter sina patienter utan att garantera en högkvalitativ och jämlik vård för alla patienter.

De nya arbetsformerna som införs bygger på motiverad kunskap av hög kvalitet. De hjälper organisationen att fungera effektivt och stödjer både personalens, klienternas och patienternas hälsa och välbefinnande.

Exempelfall: Enligt Mellersta Finlands sjukvårdsdistrikts nya anvisning ska dokumenteringen av läkemedelsutdelningen göras i samband med varje läkemedelsutdelning. Vid första anblicken kan detta te sig som extra arbete för vårdarna som de inte behövde utföras tidigare. Fördelarna är en tryggare läkemedelsbehandling, en noggrannare bedömning av patientens läkemedelsbehandling samt vårdpersonalens rättssäkerhet eftersom vi kan verifiera vilken läkemedelsbehandling patienten har fått i realtid.

Anpassning till operativa förändringar och information om fördelar på en konkret nivå

Världens bästa lösning kommer inte att börja användas, om det inte går att förstå vilka primära fördelar den ger eller om det finns hinder för användningen. Nästan utan undantag krävs särskilda åtgärder för en omfattande användning av en ny lösning.

Det är en god idé för organisationer att utarbeta en strategi för införandet och en enhetsspecifik färdplan för varje ny lösning och arbetsform. Arbetsflödet på olika avdelningar inom samma sjukhus kan variera och kräva olika tillvägagångssätt för införandet av en ny lösning. Det kan hjälpa att ställa stödfrågor och svara på dem när man gör upp planer, till exempel ”Vilka faktorer främjar och hindrar användningen på olika avdelningar?”.

Exempelfall: Nordland-sjukhus hade skaffat en ny lösning och bjöd in alla avdelningar till ett informationsmöte. Under mötet presenterades den nya lösningen och avdelningarna gavs möjlighet att be om att få börja använda lösningen. Det kom inte en enda begäran. Avdelningarna förstod inte hur lösningen skulle kunna förbättra deras arbetsflöde. Ansvarspersonerna beslöt sig för att närma sig frågan på ett annat sätt. De kontaktade varje avdelning var för sig och förklarade på vilket sätt den nya lösningen kunde underlätta arbetet på avdelningen rent konkret. Detta gav helt klart bättre resultat.

Utbildning, utbildning, utbildning

Utbildningen är ofta det mest synliga i hela projektet för lösningens slutanvändare. Även om de har fått information i förväg, kan meddelandena om den nya lösningen ha drunknat i allt annat brådskande arbete. Därför är det mycket viktigt att satsa på högkvalitativ utbildning inklusive personlig handledning, tydliga anvisningar att återkomma till senare och kontaktuppgifter till en ansvarsperson. Precis som det framgick av exempelfallet ovan, är det bra att berätta om den nya lösningen i slutanvändarens kontext: på vilket sätt kan den här lösningen underlätta ditt vardagliga arbete. Samtidigt undviker vi situationer som ”här är den här, sätt igång och använd den”.

Det blir enklare att nå målen om man har utsett egna ansvarspersoner eller ”förändringsagenter” för varje avdelning. De får en mera omfattande utbildning i användningen av lösningen för att resten av personalen ska kunna vända sig till dem i problemsituationer.

Enligt våra kunders erfarenheter ger slutanvändarna oftare respons, frågar om råd och meddelar om faktorer som utgör hinder för användningen, om de kan kontakta en utsedd kollega som de känner. Det kan kännas jobbigt att kontakta någon utanför den egna organisationen hur bra Medanets support än är. Det är lättare för ansvarspersonen som har haft mer att göra med Medanets att föra ärendet vidare till Medanets om det skulle behövas.

Case: Medanets-temavecka hos Kymsote

Kymsote (samkommunen för social- och hälsovårdstjänster i Kymmenedalen) genomförde en strukturreform våren 2021 inklusive en harmonisering av dokumenteringsmodeller och rutiner. En av åtgärderna i projektet var en Medanets-temavecka som omfattade hela organisationen och en dokumenteringstävling som ordnades i samband med den. Slutresultatet var att antalet anteckningar ökade med 28 procent under dokumenteringstävlingen och användningsgraden ökade med 48 procent. Förändringen följdes upp några månader efter tävlingen och då var siffrorna +27 procent respektive +32 procent.