Sjukvårdens organisationsförändringar, del 2: Hur får man de mobila enheterna med sina funktioner förankrade på hundratals avdelningar?

Blogginlägget publicerades ursprungligen den 13 september 2018 och har uppdaterats den 24 november 2021.

Det ligger i tiden att använda mobil teknik på sjukhusen. Att ta in mobila enheter i sjukhusmiljön för första gången är ändå inte en lätt uppgift och det förutsätter en djupare granskning av sjukhusets enhetspraxis, existerande system och hur det påverkar patienterna och personalen.

I detta inlägg berättar vi hur det går till implementera Medanets-lösningarna på avdelningar och hur de skräddarsys till olika behov.

 1. Praxis

Organisationen måste utforma en tydlig mobilpolicy. Med mobilpolicy avser gemensamt överenskomna regler om hur mobil teknik kan och får användas samt hur enheter och applikationer administreras. Mobilpolicyn måste också ta upp datahantering: vilken data bearbetas av mobil teknik, vem som använder datan, på vilka grunder och var. En mobilpolicy som är utformad men har glömts kvar i skrivbordslådan är inte till någon nytta, så att kommunicera och följa upp genomförandet är avgörande.  För att säkerställa engagemanget är det viktigt att vårdpersonalen inkluderas i beslutsfattandet i ett tidigt skede.

Man behöver inte komma på en mobilpolicy ur tomma intet   – stöd för detta finns bland annat på Medanets som har många års erfarenhet i ämnet. De metoder som har visat sig gynna våra nuvarande kunder är också guld värda och går att använda som mall.  Till exempel har en av våra kunder tillsatt en styrgrupp med experter från olika branscher för att kartlägga experternas behov och för att koordinera, leda och utvärdera projekt relaterade till digitaliseringen av deras organisation.

2. Kompatibilitet

För att verksamheten ska kunna skötas smidigt är det viktigt att de nya systemen som tas i bruk är kompatibla med existerande system. Integrationer mellan system möjliggör bland annat sömlös informationsöverföring utan manuellt arbete. Vårdpersonalens arbete blir smidigare om de kan logga in på varje teknologiplattform med ett enda användar-ID – oberoende om det är frågan om en arbetsstation, mobil enhet eller någon annan enhet.

Medanets-lösningarna integreras alltid med kundens nuvarande system, såsom journalsystem och patientmonitoreringssystem. Även inloggningen i Medanets-applikationen anpassas enligt kundens infrastruktur så att den utnyttjar existerande inloggningsmetoder.

3. Anpassningsbarhet

Olika sjukhus och olika avdelningar på samma sjukhus har varierande behov och verksamhetssätt. Därför är det viktigt att verktygen som tas i bruk kan anpassas i enlighet med det berörda behovet. När avdelningar kan skräddarsy sin lösning behöver vårdarbetet inte modifieras på grund av systemet, utan systemet modifieras för att stödja befintligt vårdarbete. Det är lätt att engagera personalen i att använda en lösning som underlättar arbetet.

Medanets verktyg för rapportering och administration, Admin UI, låter dig anpassa vyerna för din mobilapplikation efter avdelning. Till exempel kan platsen, namnet och synligheten av de värden som som ska registreras specificeras separat. Man kan också dölja applikationens olika funktioner om deras avsedda användning inte lämpar sig för avdelningen i fråga.

4. Val av mobil enhet

Valet av mobilenhet påverkas av både organisationens behov och tillgängliga resurser. När man väljer enhet är det bra att fundera på vilka slags funktioner man behöver och hurdana förhållanden enheten ska tåla. Det finns också skäl att ta enhetens användarvänlighet i beaktande. Alternativen inkluderar smarttelefoner, mobila enheter designade för professionell användning och surfplattor.

Medanets-lösningarna används i huvudsak i Android-enheter. De vanligaste enheterna i produktion är Samsung A20, XCover 4 och 5 samt Ascom Myco. Våra lösningar fungerar också på iOS-enheter, så våra kunder har många valmöjligheter när det gäller enheter.

Vårdpersonalen har upplevt smarttelefonen som ett behagligt verktyg, eftersom den är enkel att bära med sig. Med en smarttelefon har vårdaren dessutom den andra handen fri för vårdarbete. Vi berättar gärna mer om våra erfarenheter av mobilenheter som är lämpliga för olika användningsändamål!

5. Administrationslösningar och infrastruktur

Centraliserade hanteringslösningar för mobila enheter låter dig ställa in den säkerhetsnivå som krävs för säker användning av enheter – både delade enheter och på användarens egen enhet. Man bör kunna installera, uppdatera och konfigurera mobilapplikationer centraliserat på distans.  Ur en riskhanteringsmässig synpunkt lönar det sig också att säkerställa möjligheten att uppdatera en applikation oberoende av mobilenhetens läge eller användare. Mobilenheternas vanligaste operativsystem Android och iOS uppdateras i snabb takt och uppdateringarna kräver ofta ändringar även i applikationerna som används i dem.

För att kunna upptäcka eventuell förlust av enheten och vidta nödvändiga skyddsåtgärder måste en förteckning över de enheter som används föras och inventeras med jämna mellanrum. Om man använder arbetstagarnas egna enheter i arbetet krävs Bring-Your-Own-Device (BYOD)-stöd av administrationslösningen. BYOD i sig kräver också i övrigt en systematisk mobilpolicy.

För att den mobila tekniken ska fungera måste även den omringande infrastrukturen vara i sin ordning. Det trådlösa nätverkets signalstyrka måste vara tillräckligt bra och nätverket måste stöda de senaste informationssäkra metoderna, som är kompatibla med administrationslösningarna för enhetersom ansluter mobilenheterna till nätverket.

Medanets stöder alla hanteringslösningar för mobila enheter (MDM / EMM) som inkluderar en funktion för att konfigurera applikationer. Att ta i bruk en ny enhet har gjorts så enkelt som möjligt för Medanets-applikationens del, så vid behov kan avdelningens personal installera applikationen själva. Intelligent distribution och konfiguration av iOS-applikationer har utvecklats till den punkt där avdelningen kan öppna en enhet från en leverantör och börja använda Medanets-applikationen omedelbart.

Tack vare sin Offline-egenskap fungerar Medanets-applikationen också i nätverkets skuggområden och behöver inte en kontinuerlig nätverksanslutning. Om enheten försvinner kan man spärra användningen av Medanets-applikationen för enheten i fråga.

6. Pilotprojekt

Före ett mer övergripande ibruktagande av en ny mobillösning bör man utföra pilotprojekt i utvalda avdelningar. På så sätt kan man försäkra sig om att lösningen fungerar och i god tid reagera på användargruppens förslag och feedback om hur lösningen bäst skulle lämpa sig för deras bruk. När pilotprojekten utförs bra är driftsättningen lekande lätt på de övriga avdelningarna.

Flera olika funktioner är tillgängliga i Medanets-applikationen, för vilka det är möjligt att utföra ett pilotprojekt innan det slutliga beslutsfattandet. Dessutom utvecklar vi vår applikation kontinuerligt på basis av feedbacken vi får. På så sätt säkerställer vi att lösningarna fungerar sömlöst med vårdarbetets processer och i bästa fall utvecklar dem.

7. Driftsättning

Efter ett lyckat pilotprojekt kan driftsättningen av lösningen påbörjas i de övriga avdelningarna. Att förankra den nya lösningen i organisationen kommer inte att ske omedelbart, men om faserna i kapitlen 1–6 har genomförts exemplariskt kommer driftsättningen att gå smidigare. Förutom de ovan nämnda punkterna främjar drifrsättningen smidighet av aktiv kommunikation, utbildning och betonandet av medlemmarnas engagemang samt ledningens stöd i systemets användning. Utöver organisationsintern kommunikation bör även den öppna kommunikationen med lösningens leverantörer fungera.

Medanets verkar som kundens stöd i alla faser av projektet – genom ett bra och konstruktivt partnerskap uppnår vi fulländning. Projektet för drifrsättningen kulminerar i utbildningar som genomförs som non-stop-utbildningar. Då undervisar Medanets-utbildare användningen av lösningen personligt på avdelningen – eller om man så vill på distans. Beroende på kundens och avdelningarnas behov definierar man vilka av applikationens funktioner som tas i bruk på vilken avdelning. Efter utbildningarna får man stöd i användningen av lösningarna från utbildade nyckelanvändare och vår Helpdesk.

8. Insyn

Implementeringen av mobila lösningar är inte över när användarutbildningen på avdelningarna är genomförd. För att man ska kunna försäkra sig om att projektet har lyckats måste man också i efterhand följa upp lösningarnas användning. Med hjälp av driftrapporter kan man reagera på eventuella problem omedelbart. Om till exempel användningsgraden är låg enligt rapporten kan man fråga slutanvändarna om orsaken bakom detta och sträva efter att avlägsna eventuella förhindrande faktorer.

Med verktyget för rapportering och administration, Admin UI, kan kunden se driftrapporter beroende på behov och om både användningen av olika funktioner och antalet användare av använda enheter. Uppgifter som identifierar användare eller patienter lagras inte. Dessutom skapar verktyget rapporter om patientantal per riskkategori på basis av EWS-poängsättning och riskbedömningsmätare. Om ert sjukhus har olösta utmaningar i anslutning till användningen av mobillösningar hjälper vi gärna till att lösa dem tillsammans med er.

Framgångsrik implementering av ny teknik på avdelningar kräver noggrann projektplanering, implementering och ledning. I och med nya verktyg kommer också ny praxis och nya verksamhetsmetoder.  Processen kräver träning, men fördelarna för sjukhuset, vårdpersonalen och patienterna har bevisats och är konkreta. Och vi på Medanets hjälper er och är närvarande vid alla situationer, särskilt om situationen är utmanande!

Prenumerera på vårt nyhetsbrev för att få den senaste informationen om oss, våra lösningar och andra ämnen inom sjukvård och hälsoteknik i ett paket.