Journalsystemet har kraschat, vad göra?

Elektroniska journalsystem har möjliggjort en väsentlig förändring av hälsovårdssystemet – patientdata finns samlade i elektronisk form i stället för i pappershögar. Vad händer när systemen i fråga fallerar? Fallerar hela grunden för patientsäkerheten?

Störningar i journalsystemen försvårar vården av patienterna märkbart eftersom patientdata då uppenbarligen inte är tillgängliga. I dessa situationer sätts patientsäkerheten på spel. Information i realtid är ett livsvillkor för patientsäkerhet. Detta leder också till att läkarnas och vårdpersonalens tid går åt till att söka data och detta tär direkt på arbetet med patienterna.

Plan B i drift

När journalsystemet inte är tillgängligt finns inte heller åtkomst till patientens journaler och uppgifter om medicinering. Patientdata skrivs ut allt mer sällan, allt finns i elektronisk form.

Om journalsystemet inte är tillgängligt måste alternativa tillvägagångssätt tas i bruk. Sjukhus och vårdcentraler har tillgång till reservsystem för dessa tillfällen. Men om störningen är omfattande kan även reservsystemet vara oåtkomligt.

När fel uppkommer både i det egentliga datasystemet och reservsystemet tar man ofta till papper och penna.

Nya data dokumenteras på papperslappar, och gamla patientdata efterfrågas ofta från patienten själv. Att ta reda på uppgifter om medicineringen blir i sin tur något svårare för att inte glömma situationer då patientens tillstånd gör det omöjligt att få information direkt från patienten.

Fördröjningar och överbelastning i patientvården

Okunnighet om patientens vårdhistorik och ordinationer orsakar fördröjningar och överbelastning i patientvården. Utan patientdata är det helt enkelt svårt att ge behandling. Fördröjning i behandlingen är en allvarlig risk då det är fråga om vård av en patient i kritiskt tillstånd.

Dagar fyllda av problem återspeglas under de närmaste dagarna och veckorna. Operationer kan behöva flyttas och köerna i akutvården växer. Fördröjningar orsakas också av att de data som har skrivits på papper måste dokumenteras på nytt i det elektroniska systemet när systemet har återställts. Dessutom kan dubbeldokumentation av uppgifter orsaka fel vid dokumentationen.

Säkerställande av uppgifternas tillgänglighet

Man brottas med samma problem oavsett journalsystem. Situationen försvåras av att det ofta är svårt att förutse avbrotten. Inte ens fullständigt testade system kan nödvändigtvis förutse problem i infrastrukturen och avbrott som orsakas av dem.

Här är våra tips: säkerställande av informationstillgängligheten i tre steg – på terminalenheten, Medanets-servern och journalsystemet.

1.         Terminalenhet

Vårdpersonalens arbete kan fortgå oavsett om förbindelserna till det egentliga datasystemet, reservsystemet samt Medanets-servern bryts. De patientdata som fanns innan felet uppstod är tillgängliga med hjälp av terminalenheten och Medanets-appen. På så sätt kan den vårdpersonal som deltar i vården av patienten se bland annat den medicinering som gäller för patienten och tidigare mätta observationsvärden. De nya data som ska dokumenteras sparas i sin tur i den app som finns i mobilenheten och synkroniseras automatiskt när systemfelet har korrigerats.

Detta grundar sig på att patientdata överförs till enheten när sköterskan loggar in i appen i början av sitt skift. Alla patientdata som den aktuella avdelningen behöver är åtkomliga och kan visas. Uppgifterna förbereds i enheten för att inte behöva hämta dem igen varje gång de ska användas och vara tillgängliga oavsett täckningsproblem i det trådlösa nätet.

2.         Medanets-server

Skulle förbindelsen till journalsystemet avbrytas men förbindelsen från den mobila enheten till Medanets-servern fungera kan vårdarbetet fortgå med hjälp av de tillgängliga uppgifterna. Nya uppgifter om patienten som har dokumenterats kan visas även mellan andra som deltar i vården även om de ännu inte har synkroniserats i journalsystemet. Informationen sparas i Medanets-servern och därifrån överförs den i sin tur till terminalenheterna och kan då ses av sköterskorna.

3.         Journalsystem

Medanets-systemet utnyttjar patientdata som finns i journalsystemet och gör dem trådlöst tillgängliga för sköterskorna. All information som finns i journalsystemet görs dock inte tillgänglig i mobilappen utan endast den information som den aktuella avdelningen har behov av.

Data som har dokumenterats under systemavbrottet sparas i mobilappen och överförs till rätt ställe i journalsystemet när förbindelserna återställs. När systemet återställs presenteras informationen direkt i realtid och inga uppgifter behöver skrivas in på nytt.

Säkerställande av informationstillgängligheten i tre steg gör det möjligt att få åtkomst till patientdata även vid ett mera omfattande avbrott i förbindelsen. Grunden för patientsäkerhet förbättras om informationen är i realtid och patienten kan ges rätt behandling i enlighet med senaste patientdata.

 


Prenumerera på vårt nyhetsbrev för att få den senaste informationen om oss, våra lösningar och andra ämnen inom sjukvård och hälsoteknik i ett paket.