Terveydenhuollon organisaatiomuutokset, osa 2: Miten mobiililaitteet sovelluksineen saadaan jalkautettua sadoille osastoille?
Blogiartikkeli on julkaistu alun perin 13.9.2018 ja sitä on päivitetty kauttaaltaan 24.11.2021.
On nykyaikaa, että sairaaloissa hyödynnetään mobiiliteknologiaa. Mobiililaitteiden tuominen sairaalaympäristöön ensimmäistä kertaa ei ole kuitenkaan helppo tehtävä ja se edellyttää syvällisempää tarkastelua sairaalan laitekäytännöistä, olemassa olevista järjestelmistä sekä vaikutuksista potilaisiin ja henkilöstöön.
Tässä kirjoituksessa kerromme, kuinka Medanets-ratkaisujen käyttöönotto osastoilla sujuu ja miten ne kustomoidaan eri tarpeisiin.
1. Käytännöt
Organisaation tulee laatia selkeä mobiilipolitiikka. Mobiilipolitiikalla tarkoitetaan yhteisesti sovittuja sääntöjä siitä, miten mobiiliteknologiaa voidaan ja saadaan käyttää sekä miten laitteita ja sovelluksia hallitaan. Mobiilipolitiikassa on myös käsiteltävä tiedon hallintaa: mitä tietoja mobiiliteknologialla käsitellään, ketkä tietoja käyttävät, millä perustein ja missä. Laadittu, mutta pöytälaatikkoon unohtunut mobiilipolitiikka ei tietenkään auta mitään, joten viestintä ja toteutuksen seuranta ovat avainasemassa. Sitoutumisen varmistamiseksi on tärkeää, että hoitohenkilöstö otetaan mukaan päätösten tekoon jo varhaisessa vaiheessa.
Mobiilipolitiikkaa ei tarvitse nyhjäistä tyhjästä – tukea tähän saa muun muassa Medanetsilta, jolla on useiden vuosien kokemus aiheesta. Myös nykyisten asiakkaidemme hyväksi todetut toimintatavat ovat kullanarvoisia, ja niistä voidaan ottaa mallia. Eräs asiakkaamme on esimerkiksi perustanut eri toimialojen ammattilaisista koostuvan ohjausryhmän, joka kartoittaa ammattilaisten tarpeita sekä koordinoi, johtaa ja arvioi organisaationsa digitalisaatioon liittyviä projekteja.
2. Yhteensopivuus
Toiminnan sujuvuuden kannalta on oleellista, että käyttöön otettavat uudet järjestelmät ovat yhteensopivia olemassa olevien järjestelmien kanssa. Järjestelmien väliset integraatiot mahdollistavat muun muassa saumattoman tiedonsiirron ilman manuaalista työtä. Hoitohenkilökunnan työ sujuvoituu, mikäli he voivat kirjautua jokaiselle teknologia-alustalle yhdellä ainoalla tunnuksella – oli kyseessä sitten työasema, mobiililaite tai jokin muu laite.
Medanets-ratkaisut integroidaan aina asiakkaan nykyisiin järjestelmiin, kuten potilastietojärjestelmään ja potilasmonitorijärjestelmiin. Myös kirjautuminen Medanets-sovellukseen mukautetaan aina asiakkaan infrastruktuurin mukaiseksi, hyödyntämään olemassa olevia kirjautumistapoja.
3. Kustomoitavuus
Eri sairaaloilla, ja myös saman sairaalan eri osastoilla, on vaihtelevia tarpeita ja toimintatapoja. Siksi on tärkeää, että käyttöön otettavat työkalut ovat muokattavissa kulloiseenkin tarpeeseen. Kun osastot voivat muokata ratkaisustaan omannäköisensä, hoitotyötä ei tarvitse muokata järjestelmän vuoksi, vaan järjestelmä muokataan nykyistä hoitotyötä tukevaksi. Henkilöstön on helppo sitoutua käyttämään ratkaisua, joka helpottaa työtä.
Medanetsin Admin UI -raportointi- ja hallintatyökalun avulla mobiilisovelluksen näkymiä voidaan muokata osastokohtaisesti. Esimerkiksi kirjattavien suureiden sijainti, nimi ja näkyminen sovelluksessa voidaan määritellä erikseen. Myös sovelluksen eri toiminnallisuuksia voidaan piilottaa, mikäli niiden käyttötarkoitus ei sovellu kyseiselle osastolle.
4. Mobiililaitteen valinta
Mobiililaitteen valintaan vaikuttavat sekä organisaation tarpeet että käytössä olevat resurssit. Laitetta valitessa on hyvä pohtia, minkälaisia toiminnallisuuksia käyttöön tarvitaan ja minkälaisia olosuhteita laitteen tulee kestää. Myös laitteen käyttäjäystävällisyys on tarpeen huomioida. Vaihtoehtoja ovat muun muassa älypuhelimet, ammattikäyttöön suunnitellut mobiililaitteet ja tabletit.
Medanets-ratkaisuja käytetään pääasiallisesti Android-laitteilla. Yleisimpiä laitteita tuotannossa ovat Samsungin A20, XCover 4 ja Ascomin Myco. Ratkaisumme toimivat myös iOS-laitteilla, joten asiakkaillamme on laitteiden suhteen paljon valinnanvaraa.
Hoitohenkilökunta on kokenut älypuhelimen miellyttäväksi työkaluksi, sillä sitä on helppo kantaa mukana. Lisäksi älypuhelimen kanssa hoitajan toinen käsi on vapaana hoitotyöhön. Kerromme mielellämme lisää kokemuksistamme eri käyttötarkoituksiin soveltuvista mobiililaitteista!
5. Hallintaratkaisut ja infrastruktuuri
Mobiililaitteiden keskitetyt hallintaratkaisut mahdollistavat tarvittavan tietoturvatason määrittämisen laitteille turvallista käyttämistä varten – sekä yhteiskäyttöisille että käyttäjän omaan laitteeseen. Mobiilisovelluksia tulee voida asentaa, päivittää ja myös konfiguroida keskitetysti etänä. Riskienhallintamielessä kannattaa myös varmistaa mahdollisuus päivittää sovellus pikaisesti mobiililaitteen sijainnista tai käyttäjästä riippumatta. Mobiililaitteiden yleisimmät käyttöjärjestelmät Android ja iOS päivittyvät nopeaan tahtiin ja usein päivitykset vaativat muutoksia myös niiden päällä toimiviin sovelluksiin.
Jotta laitteen mahdollinen katoaminen pystytään havaitsemaan ja tarvittavat suojatoimet toteuttamaan, käytössä olevista laitteista tulee pitää listaa ja niitä tulee inventoida aika ajoin. Mikäli työssä käytetään työntekijöiden omia laitteita, hallintaratkaisulta vaaditaan Bring-Your-Own-Device (BYOD) -tuki. BYOD itsessään vaatii muiltakin osin suunnitelmallisen mobiilipolitiikan.
Jotta mobiiliteknologia toimii, myös ympäröivän infrastruktuurin tulee olla kunnossa. Langattoman verkon kuuluvuuden on oltava tarpeeksi hyvä, ja verkon on tuettava uusimpia tietoturvallisia ja laitehallintaratkaisujen kanssa yhteensopivia tapoja liittää mobiililaitteet verkkoon.
Medanets tukee kaikkia mobiililaitteiden hallintaratkaisuja (MDM/EMM), jotka sisältävät ominaisuuden sovellusten konfigurointiin. Uuden laitteen käyttöönotto on tehty Medanets-sovelluksen osalta mahdollisimman helpoksi, joten tarvittaessa osaston henkilökunta voi asentaa sovelluksen itsekin. Älykäs iOS-sovellusten jakelu ja konfigurointi on kehitetty jopa niin pitkälle, että osastolla voidaan avata toimittajalta saatu laite ja aloittaa Medanets-sovelluksen käyttö välittömästi.
Offline-ominaisuutensa vuoksi Medanets-sovellus toimii myös verkon katvealueilla, eikä tarvitse jatkuvaa verkkoyhteyttä. Mikäli laite katoaa, Medanets-sovelluksen käyttö pystytään estämään kyseisen laitteen osalta.
6. Pilotointi
Ennen kokonaisvaltaisempaa käyttöönottoa uusi mobiiliratkaisu on hyvä pilotoida valikoiduilla osastoilla. Tällöin pystytään varmistumaan ratkaisun toimivuudesta sekä vaikuttamaan hyvissä ajoin käyttäjäkunnan ehdotuksiin ja palautteisiin siitä, miten ratkaisu soveltuisi parhaiten heidän käyttöönsä. Kun pilotointi toteutetaan hyvin, käyttöönotot muilla osastoilla luonnistuvat sutjakasti.
Medanets-sovellukseen on saatavilla useita eri toiminnallisuuksia, joista jokaisen pilotointi on mahdollista ennen lopullista päätöksentekoa. Lisäksi kehitämme sovellustamme jatkuvasti saamamme palautteen mukaan. Näin varmistamme, että ratkaisut toimivat saumattomasti yhteen hoitotyön prosessien kanssa ja parhaimmillaan kehittävät niitä eteenpäin.
7. Käyttöönotto
Onnistuneen pilotin jälkeen ratkaisun käyttöönotot voidaan aloittaa muilla osastoilla. Uuden ratkaisun jalkauttaminen organisaatiossa ei tapahdu hetkessä, mutta kun kappaleiden 1–6 mukaiset vaiheet on suoritettu mallikkaasti, käyttöönotot sujuvat mutkattomammin. Edellä mainittujen kohtien lisäksi käyttöönoton sujuvuutta edesauttaa aktiivisen viestinnän, koulutuksen ja jäsenten sitouttamisen korostaminen sekä johdon tuki järjestelmän käyttöön. Organisaation sisäisen kommunikaation lisäksi avoimen kommunikaation tulee toimia myös ratkaisujen toimittajien kanssa.
Medanets toimii asiakkaan tukena projektin jokaisessa vaiheessa – hyvän ja rakentavan kumppanuuden myötä saavutetaan erinomaisuutta. Käyttöönottoprojekti kulminoituu koulutuksiin, jotka toteutetaan non-stop koulutuksina. Tällöin Medanets-kouluttajat opettavat ratkaisun käytön osastoilla henkilökohtaisesti, tai haluttaessa etäyhteyksin. Asiakkaan ja osastojen tarpeista riippuen määritellään, mitkä sovelluksen toiminnallisuudet otetaan milläkin osastolla käyttöön. Koulutusten jälkeen tukea ratkaisujen käyttöön saa koulutetuilta avainkäyttäjiltä ja Helpdeskistämme.
8. Seurattavuus
Mobiiliratkaisujen jalkauttaminen ei ole ohi, kun käyttökoulutukset osastoilla on tehty. Jotta projektin onnistumisesta voidaan varmistua, ratkaisujen käyttöä on seurattava myös jälkikäteen. Käyttöraporttien avulla mahdollisiin ongelmiin voidaan puuttua heti. Mikäli esimerkiksi käyttöaste on raportin mukaan alhainen, loppukäyttäjiltä voidaan tiedustella tähän syytä ja pyrkiä poistamaan mahdolliset estetekijät.
Admin UI -raportointi- ja hallintatyökalun avulla asiakas voi katsella käyttöraportteja tarpeesta riippuen sekä eri toiminnallisuuksien käytöstä että käytettyjen laitteiden käyttäjien määristä. Käyttäjiä tai potilaita identifioivaa tietoa ei tallenneta. Tämän lisäksi työkalu tuottaa raportteja potilasmääristä riskikategorioittain EWS-pisteytyksen ja riskiarviointimittareiden perusteella. Mikäli sairaalassanne on ratkaisemattomia haasteita mobiiliratkaisujen käytön suhteen, autamme mielellämme ratkomaan niitä yhdessä teidän kanssanne.
Uuden teknologian jalkauttaminen osastoille onnistuneesti vaatii, että projektin suunnittelu, toteutus ja hallinta tehdään huolella. Uusien työkalujen myötä tulevat myös uudet käytännöt ja toimintatavat. Prosessi vaatii jumppaamista, mutta hyödyt sairaalalle, terveydenhuollon ammattilaisille ja potilaille on todistettu ja ne ovat todellisia. Ja hei, me medanetslaiset olemme teidän apuna ja läsnä kaikissa tilanteissa, etenkin silloin kun tilanne on haastava!
Tilaa Medanetsin uutiskirje ja saat ajankohtaista tietoa meistä, ratkaisuistamme sekä terveydenhuoltoon ja terveysteknologiaan liittyvistä aiheista yhteen koottuna.