Checklistor inom sjukvården – fem utmaningar och deras lösning

Hur förbättrar man effektiviteten i sjukvårdens checklistor med en mobilanpassad strategi?

Checklistor används både på medicinska och icke-medicinska arbetsplatser som kognitiva verktyg som vägleder användarna för korrekt genomförande av en uppgift [1]. Checklistor har visat sig vara effektiva för olika aspekter av resultatförbättring och förebyggande av fel, både i kliniska och administrativa situationer. Checklistor i sjukvården är tänkta att förbättra patientsäkerheten, men storskaliga implementeringar har gett varierade resultat, vilket antyder att dessa verktyg inte är så enkla eller effektiva som man hoppats på [2]. Forskning har visat att variansen kan bero på en kombination av tekniska och socio-adaptiva faktorer [3], och att det lokala sammanhanget både kan förändra och underminera implementeringens resultat. Vi tittar på fem vanliga utmaningar och hur en mobilanpassad strategi kan användas för att hantera dessa.

Utmaning 1: Dåliga checklistor underminerar förändringsarbetet

En lyckad implementering av checklistor i sjukvården kräver en genomtänkt design av checklistorna i kombination med ett bra förändringsarbete. Enligt forskningen kan en dålig design av checklistorna, den aktuella organisationskulturen samt variabla processer vara faktorer som påverkar användningen och efterlevnaden av checklistor. Detta kan ge varierande slutresultat. [1-5.]

Utformningen av checklistan, en resursintensiv uppgift, är nyckeln till att säkerställa efterlevnad. Det är ofta svårt att anpassa checklistor efter föränderliga krav, och förändringsprocessen kan vara varierande och dyr att skapa i dokumentform. Utmaningarna för förändringsarbetet vid initieringen av dessa nya beteenden kan ge dålig implementering och efterlevnad.

Den erbjudna lösningen

Digitaliserade checklistor ger många fördelar, inklusive bättre åtkomst till patientdata, integrering med ett framtida datoriserat system för beslutsunderlag, flexibilitet, innehållsanpassning och en dynamisk informationsvisning [5]. Det är viktigt att checklistorna är anpassade så att de tillgodoser behoven hos varje sjukhus och enhet. På Medanets anpassar vi alltid checklistorna utifrån kundens behov och önskemål. Genom Medanets Admin UI, verktyget för administration och rapportering, möjliggör Medanets-lösningen användning av objektiva datahärledda element som utvärderar de verkliga effekterna av säkerhetsarbetet, vilket underlättar ständiga kvalitetsförbättringscykler.  På så vis kan ni planera ert riktade förändringsarbete.

Utmaning 2: Fysisk åtkomst hindrar efterlevnaden

Checklistor kan vara effektiva när en kritisk sekvens måste slutföras, men i stressade situationer eller när en fysisk checklista inte kan hanteras och användas omedelbart kan fysisk åtkomst till (icke-digitala) checklistor hindra efterlevnaden [2]. Dessutom är pappersprocessen tidskrävande, vilket kan vara en barriär till användningen av checklistan [6].

Den erbjudna lösningen

Medanets-erbjudandet gör att ni kan digitalisera checklistorna och få omedelbar åtkomst till alla checklistor patientnära eller på distans, så att checklistan kan integreras i användarens arbetsflöde. Lösningen för in patientens sammanhang i checklistan och ger information i kontaktpunkten, vilket fungerar som ett avgörande beslutsunderlag. Interoperabiliteten med journalsystemet gör att vissa komponenter i checklistan kan fyllas i automatiskt vilket ökar effektiviteten. När checklistan presenteras i arbetsflödet tillsammans med information ur den aktuella patientens sammanhang blir användningen mer meningsfull, vilket också ger ökad effektivitet.

Utmaning 3: Varierande ansvarsförhållanden hos enskilda teammedlemmar

Enskilda deltagares ansvarstagande i checklisteprocessen kan variera i en modell där den som genomför dokumentationen ofta är den enda personen som dokumenterar efterlevnaden av olika komponenter som i sin tur kan komma från andra medlemmar i teamet. 

Den erbjudna lösningen

Processen med en digital checklista skapar en strategi med övergripande kontroll för ansvarstagandet kring checklistan.  Applikationen möjliggör bidrag från flera parter i checklistan vilket i sin tur uppmuntrar till ett bra lagarbete.

Utmaning 4: Checklisteutmattning

Efterhand som checklistor visar sitt värde i sjukvården och allt fler lanseras kan sjukvårdspersonalen drabbas av ”checklisteutmattning”, där arbetet med dem blir betungande [1]. Utmattningen är ofta ett resultat av dålig design vilket kan ge en krånglig och tidskrävande process.

Listorna är inte bättre än sina användare, och med en utmattad användare eller någon som inte informerats om checklistans syfte kan checklistan göra mer skada än vad den traditionella kontrollprocessen hade gjort.

Den erbjudna lösningen

En noggrant urval av checklistans ämnen, och beaktande av den kliniska bedömningen när innehållet utformas, kan bidra till att dessa fallgropar undviks. Medanets kan erbjuda checklistan i sjukvårdspersonalens arbetsflöde och vid kontaktpunkten på en mobil enhet, vilket minskar utmattningen vid användningen av detta verktyg.

Medanets-applikationen har en arbetsflödesbaserad strategi för checklistor, vilket utbildar och vägleder användaren kring syftet med checklistan.

Utmaning 5: Kommunikationsproblem

Forskning har visat att kommunikationsproblemen minskade med två tredjedelar efter införandet av ett informationsmöte före kirurgiska ingrepp, men andra studier har visat att personen som kontrollerar checklistan i slutändan ansvarar för att lösa problemet och styra teamet [7]. Undersökningar har också visat att det av flera anledningar finns viktiga begränsningar med standardchecklistor som fristående patientsäkerhetsåtgärd. Kommunikationsfel hörde till de viktigaste faktorerna som påverkade slutresultaten [3, 5].

Forskningen visar att lagarbete och god kommunikation är viktiga faktorer för lyckad implementering [3, 5], och checklistor kan underlätta lagarbetet.

Den erbjudna lösningen

Åtkomst till viktig klinisk information, patientnära, på mobila enheter minimerar brister i kommunikationen. Medanets-applikation erbjuder systemoberoende interoperabilitet med journalsystemet som möjliggör automatisering av checklistor, vilket i sin tur minskar risken för kommunikationsproblem. 

REFERENSER:

[1] Development of medical checklists for improved quality of patient care; https://academic.oup.com/intqhc/article/20/1/22/1786984

[2] Back to basics: checklists in aviation and healthcare; https://qualitysafety.bmj.com/content/24/7/428

[3] The problem with checklists; https://qualitysafety.bmj.com/content/24/9/545

[4] The Checklist Conundrum; https://www.nejm.org/doi/10.1056/NEJMe1315851

[5] Comparing the Effects of Paper and Digital Checklists on Team Performance in Time-Critical Work; https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC6800573/

[6] WHO Surgical Checklist in Dermatology: Compliance, Barriers, and Attitudes; https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/30893152/

[7] Use of the Surgical Safety Checklist to Improve Communication and Reduce Complications; https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC4417373/